ce au în comun guvernele, întreprinderile și persoanele fizice? Cu toții au investit timp și bani în prognozarea cât timp va dura un proiect pentru a fi finalizat. În ciuda prognozei, fiecare dintre ele a oscilat și a ratat. Motivul? Toți au fost victimele a ceva numit eroarea de planificare. eroarea de planificare este o prejudecată cognitivă propusă pentru prima dată de Daniel Kahneman și Amos Tversky în 1979. Ei au definit acest fenomen ca ” tendința de a subestima cantitatea de timp necesară pentru a finaliza o sarcină viitoare, datorată în parte dependenței de scenarii de performanță prea optimiste.”

de ce atât de mulți dintre noi cad în această capcană? Cel mai evident motiv este gândirea doritoare. Cu toții avem cele mai bune intenții de a face ceva cât mai rapid și mai eficient posibil. Din păcate, în entuziasmul nostru, subestimăm cât timp va dura de fapt pentru a trece linia de sosire. Motivul? Pur și simplu nu am luat în considerare blocajele externe și interne — cum ar fi să fim blocați într-o rutină sau să trebuiască să reducem birocrația.

indiferent de motivul exact, eroarea de planificare poate face unele daune semnificative. Un termen ratat vă poate afecta reputația profesională, precum și vă poate costa financiar. Se poate arunca, de asemenea, programul de nașpa. Dacă ați ratat o dată țintă, asta înseamnă că ceea ce ați planificat în continuare trebuie să fie împins înapoi.

eroarea de planificare poate provoca probleme grave. Din fericire, există modalități de a evita acest lucru.

folosiți datele în avantajul dvs.

„urmărirea planurilor istorice și a actualelor este primul pas fundamental în depășirea erorii de planificare. Ar trebui să vă urmăriți performanța, deoarece dacă începeți cu asta — să nu mai vorbim de ceva mai sofisticat — vă veți îmbunătăți”, a spus profesorul Grushka-Cockayne de la școala de afaceri Darden, Universitatea din Virginia.

Să presupunem că planificați un proiect care a fost similar cu ceva ce ați făcut în trecut, cum ar fi timpul necesar pentru a oferi rezultate similare înainte. De asemenea, puteți solicita echipei dvs. sau puteți consulta date specifice industriei. Un alt mod de a face previziuni mai bune este de a lua o „vedere din afara”, care este „construirea o vedere statistică a proiectului bazat pe o clasă de referință de proiecte similare.”

Mai mult, puteți obține o mână de ajutor din analiza predictivă sau învățarea automată. De exemplu, dacă fabricați un produs, întreținerea predictivă vă va avertiza despre posibile probleme. Cu aceste informații, puteți interveni înainte de apariția unei probleme. Prin urmare, linia dvs. de producție nu va încetini.

în ceea ce privește învățarea automată, puteți utiliza un instrument precum Calendar. Urmărește modul în care îți petreci echipa, astfel încât să poți programa mai precis sarcini, proiecte și întâlniri. Apoi face sugestii inteligente despre cum să vă optimizați timpul prețios.

Related: modul în care analizele Predictive vă pot ajuta afacerea să vadă viitorul (infografic)

stabiliți termene realiste.

„anecdotic, se pare că, deși oamenii nu reușesc să-și îndeplinească predicțiile, de obicei îndeplinesc termene importante”, au scris Roger Buehler, Dale Griffin și Michael Ross într-o lucrare din 1994 despre eroarea de planificare. „În calitate de profesori, observăm că majoritatea elevilor își predau sarcinile la timp, dar puțini le depun devreme.”

în timpul sondajului, studenții au indicat că vor ” termina aproximativ trei sferturi din proiectele lor (M = 73 la sută) în aceeași zi cu termenul limită.”Se suspectează” că termenele limită pot exercita uneori un impact mai mare asupra comportamentului decât asupra predicțiilor.”Cu toate acestea,” oamenii sunt conștienți că au finalizat sarcinile anterioare doar cu puțin timp înainte de un termen limită; rămân optimiști că vor termina misiunea actuală cu mult timp liber.”

cheia, deși, nu este doar pentru a stabili orice termen doriți. Este vorba despre stabilirea unei cronologii realiste care vă va inspira să urmați și să îndepliniți limitele cronologiei la timp. Au fost aceste termene o luptă în trecut? Iată câteva indicii pentru a vă conduce în direcția cea bună.

• faceți-le urgente prin programarea termenelor cât mai apropiate de prezent.
• determinați dacă sunteți un prioritizator, planificator, aranjor sau vizualizator, astfel încât să puteți planifica în consecință. De exemplu,” prioritizatorilor și planificatorilor le place să lucreze în funcție de cât timp va dura fiecare parte a unei sarcini”, explică Kayla Matthews. Aranjorii ” se concentrează pe modul în care se simt, iar vizualizatorii sunt motivați luând în considerare imaginea de ansamblu.”
• face termene acționabile prin ruperea proiecte mai mari în segmente de 10 minute.
• țineți-vă răspunzător dacă pierdeți termenul limită, cum ar fi recompensarea pentru îndeplinirea termenului limită. Pe de altă parte, dacă nu, pune pe cineva să te cheme.

amintiți-vă Legea lui Murphy.

numit după căpitanul Edward Aloysius Murphy Jr., un inginer aerospațial American, Legea lui Murphy afirmă că ” orice poate merge prost, va merge prost.”Dar ce legătură are acest lucru cu eroarea de planificare?Ei bine, ori de câte ori estimăm timpul, cei mai mulți dintre noi tind să fie optimiști. Poate doriți să vă lansați noua afacere în termen de trei luni. În funcție de industria în care vă aflați, probabil că este prea ambițios, în ciuda celor mai bune intenții. Chiar dacă aveți totul în loc, veți întâlni obstacole.

asta e atunci când a fi un pic pesimist poate veni la îndemână. Acesta vă poate ajuta să puteți prezice și aborda orice capcane potențiale. Evident, nu puteți planifica pentru fiecare scenariu. Dar iată câteva modalități prin care puteți face tăvile corespunzătoare:

• stabiliți un termen realist. Și adăugați un pic de timp tampon la asta. Unii sugerează adăugarea a 20% la timpul estimat. Începeți cu această estimare, apoi recalculați după cum este necesar.
• prioritizează-ți listele, astfel încât să petreci timp și energie doar pentru ceea ce trebuie făcut.
• luați în considerare ce ar putea merge prost și cum puteți răspunde la fiecare. Dacă acest lucru pare copleșitor, poți să te uiți și să vezi ce obstacole tu și concurenții tăi au trebuit să depășești în trecut.

utilizați estimări în trei puncte.

„tehnica de estimare în trei puncte vă obligă să vă confruntați cu posibilul optimism cerându-vă să identificați trei date diferite”, notează Jessica Greene. Acestea sunt o:

• estimarea scenariului cel mai bun caz
• estimarea scenariului cel mai probabil

• „știind că tindem să fim optimiști atunci când estimăm, estimarea scenariului cel mai bun caz este probabil aceeași cu estimarea dvs. inițială”, adaugă Greene. „Cel mai probabil scenariu s-ar putea baza pe datele istorice pe care le aveți pentru îndeplinirea unor sarcini similare.”Și, în ceea ce privește scenariul cel mai rău caz, trebuie să „luați în considerare cât timp ar putea dura ceva dacă totul merge prost.”

  după colectarea tuturor celor trei numere”, calculați media celor trei puncte de date.”Puteți face acest lucru adăugând toate cele trei numere împreună și împărțindu-le la trei. „De exemplu, dacă cel mai bun caz este de trei zile, cel mai probabil scenariu este de cinci zile, iar cel mai rău caz este de nouă zile, pur și simplu adăugați 3+5+9.”Apoi”, luați suma, 17, și împărțiți-o la trei.”Estimarea dvs. va fi media, care iese la 5,67 zile.

  Related: care a venit primul: estimarea timpului sau timpul-suge?

  va trebui să vă păziți timpul mai mult ca niciodată acum. Va trebui să știți cum să determinați ce întâlniri sunt de rahat-chiar și întâlnirile digitale. Veți dori să conduceți o navă strânsă pe măsură ce ne recuperăm.

  încercați metoda „100 de blocuri pe zi”.

  „majoritatea oamenilor dorm aproximativ șapte sau opt ore pe noapte”, scrie Tim Urban la Wait But Why. „Asta lasă 16 sau 17 ore treaz în fiecare zi. Sau aproximativ 1.000 de minute.”Așadar, Tim recomandă să ne gândim la acele 1.000 de minute ca la 100 de blocuri de 10 minute.

  ideea este atunci să „petreci 10 minute din viața ta pe fiecare bloc până când în cele din urmă rămâi fără blocuri și este timpul să te culci”, explică Tim. Cum poți face asta? Prin plasarea acestor blocuri de timp pe o grilă. Motivul? Vă permite să observați câți dintre ei sunt:

  • punându-vă spre a vă face viitorul mai bun și câți dintre ei sunt doar acolo pentru a fi savurați?
  • petrecut cu alte persoane, și cât de multe sunt pentru timp singur?
  • folosit pentru a crea ceva, și cât de multe sunt folosite pentru a consuma ceva?
  • concentrat pe corpul tău, câți pe mintea ta și câți pe niciunul în special?
  • blocurile tale preferate ale zilei și care sunt cele mai puțin preferate?

  „ar trebui să te gândești la tot ceea ce ți-ai putea petrece timpul făcând în contextul valorii sale în blocuri”, scrie Tim. Cina de gătit, de exemplu, ” necesită trei blocuri, în timp ce comanda necesită zero — este cina de gătit în valoare de trei blocuri pentru tine?”

  nu ți-aș recomanda să faci asta în fiecare zi. Dar ar putea merita să încercați câteva zile, astfel încât să puteți vedea vizual cum vă petreceți timpul și ce elemente nu sunt negociabile și ce este flexibil.

  minimizați distragerile și depășiți amânarea.

  chiar dacă ați făcut toate cele de mai sus, este aproape imposibil să rămâneți pe drumul cel bun atunci când distragerile vă bombardează. Încercați să le minimalizați cât de mult puteți. Vorbesc despre suspecții obișnuiți aici, cum ar fi notificările smartphone sau colegii vorbăreți. Dar, de asemenea, trebuie să vă dați seama că mintea voastră va începe să rătăcească atunci când are nevoie de o respirație. Pentru a aborda acest lucru, programați pauze folosind ceva de genul tehnicii Pomodoro.

  cum rămâne cu amânarea? Cercetările efectuate de Katherine Milkman de la Universitatea din Pennsylvania și Leslie John de la Harvard Business School arată că stabilirea „intențiilor de implementare” poate reduce amânarea. De asemenea, poate crește probabilitatea ca oamenii să urmeze. În plus, puteți depăși acest lucru și prin:

  • folosind calendarul pentru a vă menține organizat și a stabili termene.
  • abia am început să te ajut să intri într-o canelură.
  • împărțirea sarcinilor mai mari în bucăți mai ușor de gestionat.
  • crearea unui sistem de responsabilitate.
  • abordarea elemente în acest moment, fie atunci când vă aflați în zona sau pentru a preveni elemente mai mici de la piling sus.
  • reducerea volumului de muncă. Obțineți confortabil spunând” nu ” mai des și delegați sau automatizați sarcini care nu merită timpul dvs.

  Related: cum să vă rupeți obiceiul de amânare în următoarele 21 de zile fără a utiliza voința

  veți dori să vă compartimentați munca și stresul vieții și mai mult acum — și să fiți vigilenți pentru a rămâne în sarcină. Nu vei avea la fel de multă libertate în eroarea de planificare.

  evitați eroarea de planificare.

  aveți nevoie de toate informațiile pe care le puteți aduna în afaceri și puteți învăța din succes sau eșec. Dar cu cât puteți limita mai mult efectele erorii de planificare, cu atât veți fi mai departe.