vad har regeringar, företag och privatpersoner gemensamt? De har alla investerat tid och pengar i prognoser hur lång tid ett projekt tar att slutföra. Trots prognoserna har var och en av dem svängt och missat. Anledningen? De har alla offer för något som kallas planeringsfel.

planeringsfel är en kognitiv bias som först föreslogs av Daniel Kahneman och Amos Tversky 1979. De definierade detta fenomen som ” tendensen att underskatta den tid som behövs för att slutföra en framtida uppgift, delvis på grund av beroendet av alltför optimistiska prestationsscenarier.”

Varför faller så många av oss i denna fälla? Den mest uppenbara orsaken är önsketänkande. Vi har alla de bästa avsikterna att få något gjort så snabbt och effektivt som möjligt. Tyvärr, i vår spänning, underskattar vi hur lång tid det faktiskt kommer att ta att korsa den mållinjen. Anledningen? Vi tog bara inte hänsyn till externa och interna snags — som att fastna i en ruta eller behöva skära igenom byråkrati.

oavsett den exakta orsaken kan planeringsfel göra någon betydande skada. En missad tidsfrist kan skada ditt professionella rykte och kosta dig ekonomiskt. Det kan också kasta ditt schema ur smäll. Om du har missat ett måldatum betyder det att det du har planerat nästa måste skjutas tillbaka.

planeringsfel kan orsaka allvarliga problem. Lyckligtvis finns det sätt att undvika det.

använd data till din fördel.

”spårning av historiska planer och aktualer är det grundläggande första steget för att övervinna planeringsfel. Du bör spåra din prestation, för om du börjar med det — än mindre något mer sofistikerat — kommer du att förbättra,” säger Professor Grushka-Cockayne från Darden School of Business, University of Virginia.

låt oss säga att du planerar ett projekt som liknade något du har gjort tidigare, som den tid det tog att leverera liknande resultat tidigare. Du kan också fråga ditt team eller konsultera branschspecifika data. Ett annat sätt att göra bättre prognoser är genom att ta en ”utvändig vy”, som är ”bygga en statistisk bild av ditt projekt baserat på en referensklass av liknande projekt.”

Dessutom kan du få en hjälpande hand från prediktiv analys eller maskininlärning. Till exempel, om du tillverkar en produkt, skulle prediktivt underhåll varna dig om eventuella problem. Med denna information kan du ingripa innan ett problem uppstår. Därför kommer din produktionslinje inte att sakta ner.

När det gäller maskininlärning kan du använda ett verktyg som kalender. Det spårar hur du spenderar ditt team så att du mer exakt kan schemalägga uppgifter, projekt och möten. Det gör sedan smarta förslag på hur du optimerar din värdefulla tid.

RELATERAD: Hur prediktiv analys kan hjälpa ditt företag att se framtiden (Infographic)

ange realistiska tidsfrister.

”anekdotiskt verkar det som att även om människor misslyckas med att uppfylla sina förutsägelser, möter de vanligtvis viktiga tidsfrister”, skrev Roger Buehler, Dale Griffin och Michael Ross i ett 1994-papper om planeringsfel. ”Som lärare märker vi att de flesta elever skickar in sina uppgifter i tid, men få skickar in dem tidigt.”

under sin undersökning indikerade eleverna att de skulle ” avsluta ungefär tre fjärdedelar av sina projekt (M = 73 procent) samma dag som tidsfristen.”Det är misstänkt” att tidsfrister ibland kan ha större inverkan på beteende än på förutsägelser.”Men” människor är medvetna om att de bara har slutfört tidigare uppgifter strax före en tidsfrist; de är fortfarande optimistiska att de kommer att avsluta det nuvarande uppdraget med gott om tid att spara.”

nyckeln är dock inte bara att ställa in vilken tidsfrist du vill. Det handlar om att ställa in en realistisk tidslinje som kommer att inspirera dig att följa igenom och uppfylla tidslinjens gränser i tid. Har dessa tidsfrister varit en kamp tidigare? Här är några tips för att styra dig i rätt riktning.

• gör dem brådskande genom att schemalägga tidsfrister så nära nuet som möjligt.
• Bestäm om du är prioriterare, planerare, arrangör eller visualiserare så att du kan planera därefter. Till exempel” prioriterare och planerare gillar att arbeta baserat på hur mycket tid varje del av en uppgift tar”, förklarar Kayla Matthews. Arrangörer ” fokuserar på hur de mår, och visualiserare motiveras genom att överväga den stora bilden.”
• gör tidsfrister handlingsbara genom att bryta större projekt i 10-minuters segment.
• Håll dig ansvarig om du missar tidsfristen, som att belöna dig själv för att uppfylla tidsfristen. På baksidan, om du inte gör det, låt någon ringa dig.

kom ihåg Murphys lag.

uppkallad efter kapten Edward Aloysius Murphy Jr., en amerikansk flygingenjör, Murphys lag säger att ” allt som kan gå fel, kommer att gå fel.”Men vad har detta exakt att göra med planeringsfel?

Tja, när vi uppskattar tid tenderar de flesta av oss att vara optimistiska. Kanske vill du starta ditt nya affärsföretag inom tre månader. Beroende på vilken bransch du befinner dig i är det förmodligen för ambitiöst, trots dina bästa avsikter. Även om du har allt på plats kommer du att stöta på hinder.

det är då att vara en smula pessimistisk kan komma till nytta. Det kan hjälpa dig att förutsäga och ta itu med eventuella fallgropar. Självklart kan du inte planera för varje scenario. Men här är några sätt att göra lämpliga kokkärl:

• ange en realistisk tidsfrist. Och Lägg till lite bufferttid till det. Vissa föreslår att du lägger till 20 procent till din beräknade tid. Börja med den uppskattningen och beräkna sedan om det behövs.
• prioritera dina listor så att du bara spenderar tid och energi på vad som behöver göras.
• Tänk på vad som kan gå fel och hur du kan svara på var och en. Om detta verkar överväldigande kan du titta och se vilka hinder du och dina konkurrenter har haft att övervinna tidigare.

använd trepunktsuppskattningar.

” trepunktsuppskattningstekniken tvingar dig att konfrontera din möjliga optimism genom att be dig identifiera tre olika data,” konstaterar Jessica Greene. Dessa är en:

• Best-case scenario estimate
• Worst-case scenario estimate
• mest sannolika scenario estimate

”att veta att vi tenderar att vara optimistiska vid uppskattning, är det bästa scenariot uppskattningen sannolikt samma som din ursprungliga uppskattning,” tillägger Greene. ”Det mest troliga scenariot kan baseras på de historiska data du har för att slutföra liknande uppgifter.”Och när det gäller det värsta scenariot måste du” överväga hur mycket tid något kan ta om allt går fel.”

Efter att ha samlat alla tre siffrorna ” beräknar du genomsnittet av de tre datapunkterna.”Du kan göra detta genom att bara lägga till alla tre siffrorna tillsammans och dela dem med tre. ”Till exempel, om ditt bästa fall är tre dagar, är ditt mest troliga scenario fem dagar, och ditt värsta fall är nio dagar, lägg bara till 3+5+9.”Nästa,” ta summan, 17, och dela den med tre.”Din uppskattning blir genomsnittet, som kommer ut till 5,67 dagar.

relaterat: vilket kom först: tidsuppskattningen eller Tidssugningen?

Du måste skydda din tid mer än någonsin nu. Du måste veta hur man bestämmer vilka möten som är tidssugare-även de digitala mötena. Du kommer att vilja köra ett tätt skepp när vi återhämtar oss.

prova metoden” 100 block om dagen”.

”de flesta sover ungefär sju eller åtta timmar om natten”, skriver Tim Urban över på Wait But Why. ”Det lämnar 16 eller 17 timmar vaken varje dag. Eller ungefär 1000 minuter.”Så, Tim rekommenderar att man tänker på de 1000 minuterna som 100 10-minuters block.tanken är då att ”spendera 10 minuter av ditt liv på varje block tills du så småningom tar slut på block, och det är dags att gå och lägga sig”, förklarar Tim. Hur kan du göra det här? Genom att placera dessa block av tid på ett rutnät. Anledningen? Det låter dig märka hur många av dem är:

• sätta dig mot att göra din framtid bättre, och hur många av dem är bara där för att avnjutas?
• tillbringade med andra människor, och hur många är för ensam tid?
• används för att skapa något, och hur många används för att konsumera något?
• fokuserad på din kropp, hur många i ditt sinne, och hur många på varken en särskilt?
• dina favoritblock för dagen,och vilka är dina minst favorit?

”Du måste tänka på allt du kan spendera din tid på att göra i samband med dess värde i block”, skriver Tim. Matlagning Middag, som ett exempel, ”kräver tre kvarter, medan beställning I kräver noll-är Matlagning Middag värt tre kvarter till dig?”

Jag skulle inte rekommendera att du gör det varje dag. Men det kan vara värt att försöka i ett par dagar så att du visuellt kan se hur du spenderar din tid och vilka saker som inte är förhandlingsbara och vad som är flexibelt.

minimera distraktioner och övervinna förhalning.

Även om du har gjort allt ovan är det nästan omöjligt att hålla dig på rätt spår när distraktioner bombarderar dig. Försök att minimera dem så mycket du kan. Jag pratar om de vanliga misstänkta här, som smarttelefonaviseringar eller pratsamma medarbetare. Men du måste också inse att ditt sinne kommer att börja vandra när det behöver en andning. För att ta itu med detta, schemabrott med något som Pomodoro-tekniken.

vad sägs om att skjuta upp? Forskning av Katherine Milkman vid University of Pennsylvania och Leslie John vid Harvard Business School visar att inställningen av ”implementeringsintentioner” kan minska förhalningen. Det kan också öka sannolikheten för att människor följer igenom. Dessutom kan du också övervinna detta genom att:

• använda din kalender för att hålla dig organiserad och fastställa tidsfrister.
• precis börjat för att hjälpa dig att komma in i ett spår.
• dela upp större uppgifter i mer hanterbara bitar.
• ställa in ett ansvarssystem.
• Hantera objekt för tillfället antingen när du är i zonen eller för att förhindra att mindre föremål staplas upp.
• minska din arbetsbelastning. Bli bekväm att säga ” nej ” oftare och delegera eller automatisera uppgifter som inte är värda din tid.

RELATERAD: Hur man bryter din Förhalningsvanor under de kommande 21 dagarna utan att använda viljestyrka

Du kommer att vilja dela upp ditt arbete och livsstress ännu mer nu — och vara vaksam för att hålla dig på uppgift. Du kommer inte att ha så mycket spelrum i planeringen felaktighet.

Undvik planeringsfel.

du behöver all information du kan samla i affärer, och du kan lära av framgång eller misslyckande. Men ju mer du kan begränsa effekterna av planeringsfel, desto längre fram kommer du att vara.