wat hebben overheden, bedrijven en individuen gemeen? Ze hebben allemaal tijd en geld geïnvesteerd in het voorspellen hoe lang een project zal duren om te voltooien. Ondanks de voorspellingen, hebben ze allemaal gezwaaid en gemist. De reden? Ze zijn allemaal slachtoffer van iets dat de planologische misvatting heet. de planologische misvatting is een cognitieve vooringenomenheid die voor het eerst werd voorgesteld door Daniel Kahneman en Amos Tversky in 1979. Zij definieerden dit fenomeen als “de neiging om de hoeveelheid tijd die nodig is om een toekomstige taak te voltooien te onderschatten, gedeeltelijk te wijten aan de afhankelijkheid van te optimistische prestatiescenario’ s.”

Waarom vallen zo velen van ons in deze val? De meest voor de hand liggende reden is wishful thinking. We hebben allemaal de beste bedoelingen om iets zo snel en efficiënt mogelijk gedaan te krijgen. Helaas, in onze opwinding, onderschatten we hoe lang het gaat duren om over die finish te komen. De reden? We hebben gewoon geen rekening gehouden met externe en interne problemen – zoals vastzitten in een sleur of het moeten snijden door de bureaucratie.

ongeacht de exacte reden, kan de planningsfout aanzienlijke schade aanrichten. Een gemiste deadline kan schade toebrengen aan uw professionele reputatie, evenals kosten u financieel. Het kan ook gooien uw schema uit de war. Als je een streefdatum hebt gemist, betekent dat dat wat je hebt gepland, moet worden teruggeduwd.

De planningsfout kan ernstige problemen veroorzaken. Gelukkig zijn er manieren om het te vermijden.

gebruik gegevens in uw voordeel.

” het volgen van historische plannen en actuals is de fundamentele eerste stap in het overwinnen van de planningsfout. Je moet je prestaties bijhouden, want als je daarmee begint — laat staan Iets meer verfijnd — zul je verbeteren,” zei Professor Grushka-Cockayne van de Darden School of Business, Universiteit van Virginia.

stel dat je een project plant dat vergelijkbaar was met iets wat je in het verleden hebt gedaan, zoals de tijd die het kostte om vergelijkbare resultaten te leveren. U kunt ook uw team vragen of sectorspecifieke gegevens raadplegen. Een andere manier om betere prognoses te maken is door het nemen van een “buitenaanzicht”, dat is “het bouwen van een statistische weergave van uw project op basis van een referentieklasse van soortgelijke projecten.”

bovendien zou je een helpende hand kunnen krijgen van predictive analytics of machine learning. Als u bijvoorbeeld een product vervaardigt, waarschuwt predictive maintenance u voor mogelijke problemen. Met deze informatie kunt u ingrijpen voordat er een probleem optreedt. Daarom zal uw productielijn niet vertragen.

voor machine learning kunt u een tool als Calendar gebruiken. Het houdt bij hoe u uw team besteedt, zodat u taken, projecten en vergaderingen nauwkeuriger kunt plannen. Het maakt dan slimme suggesties over hoe u uw kostbare tijd te optimaliseren.

gerelateerd: hoe Predictive Analytics uw bedrijf kan helpen de toekomst te zien (Infographic)

stel realistische deadlines in.”Anecdotally, it appears that, hoewel people fail to meet their predictions, they do typically meet important deadlines,” schreef Roger Buehler, Dale Griffin and Michael Ross in a 1994 paper on the planning fallacy. “Als docenten merken we dat de meeste leerlingen hun opdrachten op tijd inleveren, maar weinig leerlingen ze vroeg inleveren.”

tijdens hun enquête gaven de studenten aan dat zij ongeveer driekwart van hun projecten (m = 73%) op dezelfde dag als de deadline zouden afronden.”Het wordt vermoed” dat deadlines soms een grotere impact kunnen hebben op het gedrag dan op voorspellingen.”Echter,” mensen zijn zich ervan bewust dat ze eerdere taken slechts kort voor een deadline hebben voltooid; ze blijven optimistisch dat ze de huidige opdracht met voldoende tijd zullen voltooien.”

de sleutel is echter niet alleen om een deadline in te stellen die u wilt. Het gaat allemaal om het instellen van een realistische tijdlijn die u zal inspireren om te volgen door en voldoen aan de tijdlijn grenzen op tijd. Zijn deze deadlines in het verleden een strijd geweest? Hier zijn enkele aanwijzingen om u in de juiste richting te sturen.

• dringend maken door de termijnen zo dicht mogelijk bij de huidige tijd in te plannen.
• bepaal of u een prioritizer, planner, arrangeur of visualizer bent, zodat u dienovereenkomstig kunt plannen. “Prioriteerders en planners werken bijvoorbeeld graag op basis van hoeveel tijd elk onderdeel van een taak zal vergen”, legt Kayla Matthews uit. Arrangeurs ” richten zich op hoe ze zich voelen, en visualizers worden gemotiveerd door het grote geheel te bekijken.”
• maak deadlines uitvoerbaar door grotere projecten op te splitsen in segmenten van 10 minuten.
• houd jezelf verantwoordelijk als je de deadline mist, zoals jezelf belonen voor het voldoen aan de deadline. Aan de andere kant, als je dat niet doet, laat iemand je roepen.

onthoud Murphy ‘ s Law.

genoemd naar kapitein Edward Aloysius Murphy Jr., een Amerikaanse ruimtevaartingenieur, Murphy ’s Law stelt dat” alles wat fout kan gaan, zal fout gaan.”Maar wat heeft dit precies te maken met de planningsfout?

bij het schatten van de tijd zijn de meesten van ons optimistisch. Misschien wilt u uw nieuwe onderneming binnen drie maanden lanceren. Afhankelijk van de branche waarin je zit, is dat waarschijnlijk te ambitieus, ondanks je beste bedoelingen. Zelfs als je alles op zijn plaats hebt, zul je obstakels tegenkomen.

dat is wanneer een beetje pessimistisch van pas kan komen. Het kan u helpen om mogelijke valkuilen te voorspellen en aan te pakken. Je kunt natuurlijk niet voor elk scenario plannen. Maar hier zijn enkele manieren waarop je de juiste pannen kunt maken:

• Stel een realistische deadline in. En voeg daar wat buffertijd aan toe. Sommigen stellen voor om 20 procent toe te voegen aan je geschatte tijd. Begin met die schatting, dan herberekenen als dat nodig is.
• prioriteer uw lijsten zodat u alleen tijd en energie spendeert aan wat er gedaan moet worden.
• overweeg wat er mogelijk mis kan gaan en hoe je op elk ervan kunt reageren. Als dit lijkt overweldigend, kunt u kijken en zien welke obstakels u en uw concurrenten hebben moeten overwinnen in het verleden.

gebruik schattingen met drie punten.

” de driepunts schattingstechniek dwingt je om je mogelijke optimisme onder ogen te zien door je te vragen om drie verschillende stukjes data te identificeren, ” merkt Jessica Greene op. Dit zijn een:

• Best-case scenario estimate
• Worst-case scenario estimate
• meest waarschijnlijke scenario estimate

“wetende dat we de neiging hebben optimistisch te zijn bij het schatten, is de best-case scenario estimate waarschijnlijk hetzelfde als uw initiële schatting,” voegt Greene toe. “Het meest waarschijnlijke scenario zou kunnen worden gebaseerd op de historische gegevens die u hebt voor het voltooien van soortgelijke taken.”En, wat betreft het worst-case scenario, Je moet” overwegen hoeveel tijd iets kan nemen als alles fout gaat.”

na het verzamelen van alle drie de getallen, ” bereken het gemiddelde van de drie punten van de gegevens.”Je kunt dit doen door alle drie de getallen bij elkaar op te tellen en ze door drie te delen. “Bijvoorbeeld, als uw best-case scenario is drie dagen, uw meest waarschijnlijke scenario is vijf dagen, en uw worst-case scenario is negen dagen, gewoon toevoegen 3+5+9.”Volgende”, neem de som, 17, en deel het door drie.”Uw schatting is het gemiddelde, dat uitkomt op 5,67 dagen.

gerelateerd: welke kwam eerst: de tijdschatting of de time-Suck?

u zult uw tijd nu meer dan ooit moeten bewaken. U moet weten hoe te bepalen welke vergaderingen zijn time-sucks-zelfs de digitale vergaderingen. Je zult een strak schip moeten leiden als we herstellen.

probeer de methode “100 blokken per dag”.

” De meeste mensen slapen ongeveer zeven of acht uur per nacht”, schrijft Tim Urban bij Wait But Why. “Dat laat 16 of 17 uur per dag wakker. Of ongeveer 1000 minuten.”Dus, Tim raadt aan te denken over die 1000 minuten als 100 10 minuten blokken.

Het idee is dan om “10 minuten van je leven door te brengen op elk blok totdat je uiteindelijk geen blokken meer hebt, en het is tijd om te gaan slapen,” legt Tim uit. Hoe kun je dit doen? Door die tijdblokken op een raster te plaatsen. De reden? Het laat je zien hoeveel van hen zijn:

• waardoor u in de richting van het maken van uw toekomst beter, en hoeveel van hen zijn er gewoon om van te genieten?
• doorgebracht met andere mensen, en hoeveel zijn er voor alleen tijd?
• wordt gebruikt om iets aan te maken, en hoeveel worden er gebruikt om iets te consumeren?
• gefocust op uw lichaam, hoeveel op uw geest, en hoeveel op geen van beide in het bijzonder?
• uw favoriete blokken van de dag, en welke zijn uw minst favoriete?

” je zou moeten nadenken over alles wat je zou kunnen besteden je tijd te doen in de context van zijn waarde in blokken, ” Tim schrijft. Koken diner, als een voorbeeld, ” vereist drie blokken, terwijl het bestellen in vereist nul-is koken diner de moeite waard drie blokken voor u?”

Ik zou u niet aanraden dit elke dag te doen. Maar het is misschien de moeite waard om een paar dagen te proberen, zodat u visueel kunt zien hoe u uw tijd doorbrengt en welke items niet-onderhandelbaar zijn en wat flexibel is.

minimaliseer afleiding en overwin uitstel.

zelfs als je al het bovenstaande hebt gedaan, is het bijna onmogelijk om op het spoor te blijven wanneer afleidingen je bombarderen. Probeer ze zoveel mogelijk te minimaliseren. Ik heb het over de gebruikelijke verdachten hier, zoals smartphone meldingen of spraakzame collega ‘ s. Maar je moet je ook realiseren dat je geest zal beginnen af te dwalen wanneer het een adempauze nodig heeft. Om dit aan te pakken, breekt het schema met behulp van iets als de Pomodoro techniek.

hoe zit het met uitstellen? Onderzoek door Katherine Milkman aan de Universiteit van Pennsylvania en Leslie John aan Harvard Business School toont aan dat het instellen van “implementatieintenties” uitstel kan verminderen. Het kan ook de kans dat mensen volgen door te verhogen. Bovendien kunt u dit ook overwinnen door:

• met behulp van uw agenda om u georganiseerd te houden en deadlines vast te stellen.
• ik ben net begonnen om je in een groove te krijgen.
• grotere taken opsplitsen in meer beheersbare stukken.
• opzetten van een verantwoordingssysteem.
• items aanpakken op het moment dat u zich in de zone bevindt of om te voorkomen dat kleinere items zich opstapelen.
• uw werklast verminderen. Krijg comfortabel te zeggen ” nee ” vaker en delegeren of automatiseren taken die niet de moeite waard uw tijd.

gerelateerd: hoe breek je je uitstelgedrag in de komende 21 dagen zonder wilskracht

je wilt je werk — en levensstress nu nog meer indelen-en wees waakzaam om op je taak te blijven. Je zult niet zoveel speelruimte hebben in de planning misvatting.

Vermijd de planningsfout.

u hebt alle informatie nodig die u over zaken kunt verzamelen en u kunt leren van succes of mislukking. Maar hoe meer je de effecten van de planning drogreden kunt beperken, hoe verder je vooruit zult zijn.