Co mají společné vlády, podniky a jednotlivci? Všichni investovali čas a peníze do předpovědi, jak dlouho bude dokončení projektu trvat. Navzdory prognózám se každý z nich houpal a minul. Důvod? Všichni se stali obětí něčeho, čemu se říká plánovací klam.

plánovací klam je kognitivní zaujatost, kterou poprvé navrhli Daniel Kahneman a Amos Tversky v roce 1979. Definovali tento jev jako “ tendenci podceňovat množství času potřebného k dokončení budoucího úkolu, částečně kvůli spoléhání se na příliš optimistické scénáře výkonu.“

proč tolik z nás spadá do této pasti? Nejviditelnějším důvodem je zbožné přání. Všichni máme nejlepší úmysly, abychom něco udělali co nejrychleji a nejefektivněji. Bohužel, v našem vzrušení, podceňujeme, jak dlouho to vlastně bude trvat, než překročíme tuto cílovou čáru. Důvod? Jen jsme neměli brát v úvahu vnější a vnitřní překážky, jako je uvízl v říje, nebo mají snížit byrokracii.

bez ohledu na přesný důvod může plánovací klam způsobit značné škody. Zmeškaný termín může poškodit vaši profesionální pověst a také vás finančně stát. To může také hodit svůj plán z rána. Pokud jste zmeškali cílové datum,to znamená, že to, co jste naplánovali, musí být odsunuto zpět.

plánovací klam může způsobit vážné problémy. Naštěstí existují způsoby, jak se tomu vyhnout.

používejte data ve svůj prospěch.

“ sledování historických plánů a aktuálních skutečností je základním prvním krokem k překonání klamu plánování. Ty by měly sledovat svůj výkon, protože pokud začnete s tím — natož něco složitějšího — budete zlepšit,“ řekl Profesor Grushka-Cockayne z Darden School of Business, University of Virginia.

řekněme, že plánujete projekt, který byl podobný něčemu, co jste udělali v minulosti, jako čas potřebný k dosažení podobných výsledků dříve. Můžete se také zeptat svého týmu nebo nahlédnout do údajů specifických pro dané odvětví. Dalším způsobem, jak dosáhnout lepších prognóz, je „vnější pohled“, což je “ budování statistického pohledu na váš projekt na základě referenční třídy podobných projektů.“

kromě toho můžete získat pomocnou ruku z prediktivní analýzy nebo strojového učení. Například, pokud vyrábíte produkt, prediktivní údržba by vás varovala před možnými problémy. S těmito informacemi můžete zasáhnout dříve, než dojde k problému. Proto se vaše výrobní linka nezpomalí.

Pokud jde o strojové učení, můžete použít nástroj jako kalendář. Sleduje, jak trávíte svůj tým, abyste mohli přesněji naplánovat úkoly, projekty a schůzky. To pak dělá chytré návrhy, jak optimalizovat svůj drahocenný čas.

SOUVISEJÍCÍ: Jak prediktivní analytika může pomoci vaší firmě vidět budoucnost (Infographic)

nastavte realistické termíny.

„Anecdotally, zdá se, že i když lidé neplní své předpovědi, oni obvykle setkat důležité termíny,“ napsal Roger Buehler, Dale Griffin a Michael Ross v roce 1994 knihu o plánování klam. „Jako učitelé si všimneme, že většina studentů odevzdává své úkoly včas, ale jen málo je předkládá brzy.“

během svého průzkumu studenti uvedli, že “ dokončí přibližně tři čtvrtiny svých projektů (M = 73 procent) ve stejný den jako termín.“Existuje podezření „, že lhůty mohou někdy mít větší dopad na chování než na předpovědi.“Lidé si však uvědomují, že předchozí úkoly splnili jen krátce před termínem; zůstávají optimističtí, že stávající úkol dokončí s dostatkem času.“

klíčem však není jen nastavit termín, který se vám líbí. Je to všechno o nastavení realistické časové osy, která vás bude inspirovat k tomu, abyste dodrželi časové limity a splnili časové limity. Byly tyto termíny v minulosti bojem? Zde je několik ukazatelů, které vás nasměrují správným směrem.

• aby byly naléhavé naplánováním termínů co nejblíže současnosti.
• Určete, zda jste prioritizátor, plánovač, aranžér nebo visualizer, abyste mohli podle toho plánovat. Například „prioritáři a plánovači rádi pracují na základě toho, kolik času bude každá část úkolu trvat,“ vysvětluje Kayla Matthews. Aranžéři se zaměřují na to, jak se cítí, a vizualizátoři jsou motivováni zvážením velkého obrazu.“
• udělejte lhůty použitelnými rozdělením větších projektů na 10minutové segmenty.
• držte se zodpovědnosti, pokud zmeškáte termín, jako odměnit se za splnění termínu. Na druhou stranu, pokud ne, ať vás někdo zavolá.

Zapamatujte si Murphyho zákon.

pojmenováno podle kapitána Edwarda Aloysia Murphyho mladšího., americký letecký inženýr, Murphyho zákon uvádí, že “ všechno, co se může pokazit, se pokazí.“Ale co přesně to má co do činění s plánovacím klamem?

no, kdykoli odhadujeme čas, většina z nás má tendenci být optimistická. Možná budete chtít zahájit svůj nový obchodní podnik do tří měsíců. V závislosti na tom, v jakém odvětví jste, to je pravděpodobně příliš ambiciózní, navzdory vašim nejlepším záměrům. I když máte vše na svém místě, narazíte na překážky.

to je, když je tad pesimista může přijít vhod. To vám může pomoci předvídat a řešit případné nástrahy. Je zřejmé, že nemůžete plánovat každý scénář. Ale zde je několik způsobů, jak můžete vytvořit příslušné pánve:

• Nastavte realistický termín. A přidejte k tomu trochu vyrovnávací paměti. Někteří navrhují přidání 20 procent k odhadovanému času. Začněte s tímto odhadem a poté podle potřeby přepočítejte.
• upřednostněte své seznamy tak, abyste trávili čas a energii pouze tím, co je třeba udělat.
• zvažte, co by se mohlo pokazit a jak můžete na každého reagovat. Pokud se to zdá ohromující, můžete se podívat a zjistit, jaké překážky jste vy a vaši konkurenti museli v minulosti překonat.

použijte tříbodové odhady.

„technika tříbodového odhadu vás nutí konfrontovat váš možný optimismus tím, že vás požádá o identifikaci tří různých údajů,“ poznamenává Jessica Greene. Jedná se o:

• Nejlepší scénář-odhad
• Nejhorší scénář odhad
• Nejvíce pravděpodobný scénář odhad

„s Vědomím, že máme tendenci být optimističtí při odhadu, nejlepší scénář-odhad je pravděpodobně stejné jako počáteční odhad,“ dodává Greenová. „Nejpravděpodobnější scénář může být založen na historických datech, které máte pro splnění podobných úkolů.“A pokud jde o nejhorší scénář, musíte“ zvážit, kolik času by něco mohlo trvat, pokud se všechno pokazí.“

po shromáždění všech tří čísel “ Vypočítejte průměr tří bodů dat.“Můžete to udělat pouhým přidáním všech tří čísel dohromady a jejich vydělením třemi. „Pokud je například váš nejlepší scénář tři dny, váš nejpravděpodobnější scénář je pět dní a váš nejhorší scénář je devět dní, jednoduše přidejte 3+5+9.“Dále“ Vezměte částku 17 a vydělte ji třemi.“Váš odhad bude průměr, který vyjde na 5, 67 dní.

související: který přišel jako první: časový odhad nebo časový sát?

budete muset hlídat svůj čas více než kdy jindy. Budete potřebovat vědět, jak určit, které schůzky jsou časově nasávány-dokonce i digitální schůzky. Budete chtít spustit pevnou loď, jak se zotavíme.

zkuste metodu „100 bloků denně“.

„Většina lidí spát sedm nebo osm hodin v noci,“ píše Tim Urban na Čekat, Ale Proč. „To ponechává 16 nebo 17 hodin vzhůru každý den. Nebo asi 1000 minut.“Tak, Tim doporučuje přemýšlet o těch 1000 minut 100 10-minutové bloky.

myšlenkou je “ strávit 10 minut svého života na každém bloku, dokud vám nakonec nedojde bloky, a je čas jít spát,“ vysvětluje Tim. Jak to můžeš udělat? Umístěním těchto bloků času na mřížku. Důvod? To vám umožní si všimnout, kolik z nich jsou:

• uvedení vás směrem k tomu, aby vaše budoucnost lepší, a kolik z nich jsou jen tam, aby si užil?
• strávil s ostatními lidmi, a kolik jich je na čas sám?
• Používá se k vytvoření něčeho a kolik se používá ke konzumaci něčeho?
• zaměřil se na vaše tělo, kolik na vaši mysl a kolik na ani jednoho konkrétního?
• vaše oblíbené bloky dne a které jsou vaše nejméně oblíbené?

„museli byste přemýšlet o všem, co byste mohli trávit čas v kontextu jeho hodnoty v blocích,“ píše Tim. Vaření Večeře, jako příklad, “ vyžaduje tři bloky.“, zatímco objednávání vyžaduje nulu-má Vaření Večeře pro vás hodnotu tří bloků?“

nedoporučoval bych, abyste to dělali každý den. Ale to by stálo za to vyzkoušet na pár dní, takže můžete vizuálně vidět, jak trávíte svůj čas a jaké položky jsou neobchodovatelné a co je flexibilní.

minimalizujte rozptýlení a překonejte otálení.

i když jste udělali všechny výše uvedené, je téměř nemožné zůstat na trati, když vás rozptylování bombarduje. Snažte se je co nejvíce minimalizovat. Mluvím zde o obvyklých podezřelých, jako jsou oznámení o smartphonu nebo upovídaní spolupracovníci. Ale musíte si také uvědomit, že vaše mysl začne bloudit, když potřebuje oddech. Chcete-li to vyřešit, naplánujte přestávky pomocí něčeho jako technika Pomodoro.

a co otálení? Výzkum o Katherine Mlékař na University of Pennsylvania a John Leslie na Harvard Business School ukazuje, že nastavení „provádění záměrů“ může snížit otálení. Může také zvýšit pravděpodobnost, že lidé budou následovat. Navíc, můžete také překonat tím, že:

• pomocí kalendáře, aby vás organizovaný a stanovit termíny.
• právě začínáme, abychom vám pomohli dostat se do drážky.
• rozdělení větších úkolů na zvládnutelnější kousky.
• nastavení systému odpovědnosti.
• řešení položek v okamžiku, kdy jste v zóně, nebo abyste zabránili hromadění menších položek.
• snížení pracovní zátěže. Získejte pohodlnější říkat“ ne “ častěji a delegovat nebo automatizovat úkoly,které nestojí za váš čas.

Související: Jak překonat Své Otálení Zvyk v Příštích 21 Dní, Bez Použití Vůle,

Budete chtít oddělit svou práci a život stres ještě teď — a být ostražití, aby zůstali na úkolu. Nebudete mít tolik volnosti v plánování klamu.

Vyhněte se plánovacímu klamu.

potřebujete všechny informace, které můžete získat o podnikání, a můžete se poučit z úspěchu nebo neúspěchu. Ale čím více můžete omezit účinky plánovacího klamu, tím dále budete.