Hvad har regeringer, virksomheder og enkeltpersoner til fælles? De har alle investeret tid og penge i at forudsige, hvor lang tid et projekt vil tage at gennemføre. På trods af prognoserne har hver enkelt af dem svinget og savnet. Årsagen? De har alle offer for noget, der hedder planlægningsfejlen. planlægningsfejlen er en kognitiv bias, der først blev foreslået af Daniel Kahneman og Amos Tversky i 1979. De definerede dette fænomen som ” tendensen til at undervurdere den tid, der er nødvendig for at udføre en fremtidig opgave, delvis på grund af afhængigheden af alt for optimistiske præstationsscenarier.”

hvorfor falder så mange af os i denne fælde? Den mest åbenlyse grund er ønsketænkning. Vi har alle de bedste intentioner om at få noget gjort så hurtigt og effektivt som muligt. Desværre undervurderer vi i vores spænding, hvor lang tid det faktisk vil tage at krydse målstregen. Årsagen? Vi tog bare ikke hensyn til eksterne og interne snags — som at sidde fast i en rut eller at skulle skære igennem bureaukrati.

uanset den nøjagtige årsag kan planlægningsfejlen gøre en betydelig skade. En savnet deadline kan skade dit professionelle omdømme, samt koste dig økonomisk. Det kan også smide din tidsplan ud af smæk. Hvis du har gået glip af en måldato, betyder det, hvad du har planlagt næste, skal skubbes tilbage.

planlægningsfejlen kan forårsage alvorlige problemer. Heldigvis er der måder at undgå det på.

brug data til din fordel.

“sporing af historiske planer og faktiske forhold er det grundlæggende første skridt i at overvinde planlægningsfejlen. Du skal spore din præstation, for hvis du starter med det — endsige noget mere sofistikeret — vil du forbedre dig,” sagde Professor Grushka-Cockayne fra Darden School of Business, University of Virginia.

lad os sige, at du planlægger et projekt, der lignede noget, du har gjort tidligere, som den tid det tog at levere lignende resultater før. Du kan også spørge dit team eller konsultere branchespecifikke data. En anden måde at lave bedre prognoser på er ved at tage en “udefrakommende visning”, som er “opbygning af en statistisk visning af dit projekt baseret på en referenceklasse af lignende projekter.”

desuden kan du få en hjælpende hånd fra forudsigelig analyse eller maskinindlæring. For eksempel, hvis du fremstiller et produkt, vil forudsigelig vedligeholdelse advare dig om mulige problemer. Med disse oplysninger kan du gribe ind, før der opstår et problem. Derfor vil din produktionslinje ikke bremse.

hvad angår maskinindlæring, kan du bruge et værktøj som kalender. Det sporer, hvordan du bruger dit team, så du mere præcist kan planlægge opgaver, projekter og møder. Det giver derefter smarte forslag til, hvordan du optimerer din værdifulde tid.

relateret: hvordan forudsigelig analyse kan hjælpe din virksomhed med at se fremtiden (infografik)

Indstil realistiske deadlines.

“anekdotisk ser det ud til, at selvom folk ikke opfylder deres forudsigelser, opfylder de typisk vigtige frister,” skrev Roger Buehler, Dale Griffin og Michael Ross i et papir fra 1994 om planlægningsfejlen. “Som lærere bemærker vi, at de fleste studerende afleverer deres opgaver til tiden, men få sender dem tidligt.”

under deres undersøgelse angav de studerende, at de ville ” afslutte cirka tre fjerdedele af deres projekter (M = 73 procent) samme dag som deadline.”Det er mistænkt”, at deadlines undertiden kan have større indflydelse på adfærd end på forudsigelser.”Men” folk er opmærksomme på, at de kun har gennemført tidligere opgaver kort før en deadline; de forbliver optimistiske, at de vil afslutte den nuværende opgave med masser af tid til overs.”

nøglen er dog ikke kun at indstille en hvilken som helst frist, du kan lide. Det handler om at indstille en realistisk tidslinje, der vil inspirere dig til at følge og overholde tidslinjegrænserne. Har disse deadlines været en kamp i fortiden? Her er nogle tips til at styre dig i den rigtige retning.

• gør dem presserende ved at planlægge deadlines så tæt på nutiden som muligt.Find ud af, om du er en prioriterer, planlægger, arrangør eller visualiserer, så du kan planlægge i overensstemmelse hermed. For eksempel” prioriterer og planlæggere kan lide at arbejde ud fra, hvor meget tid hver del af en opgave vil tage, ” forklarer Kayla. Arrangører ” fokuserer på, hvordan de har det, og visualisatorer motiveres ved at overveje det store billede.”
• gør deadlines Handlingsrettede ved at opdele større projekter i 10-minutters segmenter.
• Hold dig selv ansvarlig, hvis du går glip af fristen, som at belønne dig selv for at overholde fristen. På bagsiden, hvis du ikke gør det, få nogen til at ringe til dig.

husk Murphys lov.

opkaldt efter Kaptajn Edvard Aloysius Murphy Jr., en amerikansk luftfartsingeniør, Murphys lov siger, at ” alt, hvad der kan gå galt, vil gå galt.”Men hvad har dette nøjagtigt at gøre med planlægningsfejlen?

Når vi estimerer tid, har de fleste af os en tendens til at være optimistiske. Måske vil du starte dit nye forretningsforetagende inden for tre måneder. Afhængigt af hvilken branche du er i, det er sandsynligvis for ambitiøst, på trods af dine bedste intentioner. Selv hvis du har alt på plads, vil du løbe ind i forhindringer.

det er da at være en smule pessimistisk kan komme til nytte. Det kan hjælpe dig med at forudsige og løse eventuelle faldgruber. Det er klart, at du ikke kan planlægge for hvert scenarie. Men her er nogle måder, du kan lave de relevante pander på:

• Indstil en realistisk deadline. Og tilføj lidt buffertid til det. Nogle foreslår at tilføje 20 procent til din forventede tid. Start med dette skøn, og Genberegn derefter efter behov.
• Prioriter dine lister, så du kun bruger tid og energi på, hvad der skal gøres.
• overvej, hvad der muligvis kan gå galt, og hvordan du kan reagere på hver enkelt. Hvis dette virker overvældende, kan du se og se, hvilke forhindringer du og dine konkurrenter har været nødt til at overvinde tidligere.

brug tre-punkts estimater.

“trepunkts estimeringsteknikken tvinger dig til at konfrontere din mulige optimisme ved at bede dig om at identificere tre forskellige data,” bemærker Jessica Greene. Disse er en:

• estimat for bedste tilfælde
• estimat for værste tilfælde
• mest sandsynlige scenariestimat

“vel vidende, at vi har tendens til at være optimistiske, når vi estimerer, er estimatet for bedste tilfælde sandsynligvis det samme som dit oprindelige skøn,” tilføjer Greene. “Det mest sandsynlige scenario kan være baseret på de Historiske data, du har til at udføre lignende opgaver.”Og hvad angår det værste tilfælde, skal du” overveje, hvor meget tid noget kan tage, hvis alt går galt.”

efter indsamling af alle tre tal, ” beregne gennemsnittet af de tre datapunkter.”Du kan gøre dette ved blot at tilføje alle tre tal sammen og dividere dem med tre. “For eksempel, hvis dit bedste tilfælde er tre dage, er dit mest sandsynlige scenario fem dage, og dit værste tilfælde er ni dage, skal du blot tilføje 3+5+9.”Næste,” tag summen, 17, og divider den med tre.”Dit skøn vil være gennemsnittet, der kommer ud til 5,67 dage.

relateret: hvilket kom først: Tidsestimatet eller Tidsugningen?

du bliver nødt til at beskytte din tid mere end nogensinde nu. Du bliver nødt til at vide, hvordan du bestemmer, hvilke møder der er tidssukker-selv de digitale møder. Du vil gerne køre et stramt skib, når vi kommer os.

prøv metoden “100 blokke om dagen”.

“de fleste mennesker sover omkring syv eller otte timer om natten,” skriver Tim Urban over på vent, Men hvorfor. “Det efterlader 16 eller 17 timer vågen hver dag. Eller omkring 1000 minutter.”Så Tim anbefaler at tænke på disse 1.000 minutter som 100 10-minutters blokke.

ideen er så at “bruge 10 minutter af dit liv på hver blok, indtil du til sidst løber tør for blokke, og det er tid til at sove,” forklarer Tim. Hvordan kan du gøre det? Ved at placere disse blokke af tid på et gitter. Årsagen? Det giver dig mulighed for at bemærke, hvor mange af dem der er:

• sætter dig mod at gøre din fremtid bedre, og hvor mange af dem er der bare for at blive nydt?
• brugt sammen med andre mennesker, og hvor mange er for alene tid?
• bruges til at skabe noget, og hvor mange bruges til at forbruge noget?
• fokuseret på din krop, hvor mange på dit sind, og hvor mange på ingen af dem i særdeleshed?
• dine yndlingsblokke af dagen, og som er din mindst favorit?

“Du bliver nødt til at tænke på alt, hvad du måske bruger din tid på at gøre i sammenhæng med dets værdi i blokke,” skriver Tim. Madlavning middag, som et eksempel, “kræver tre blokke, mens bestilling i kræver nul-er madlavning middag værd tre blokke til dig?”

Jeg vil ikke anbefale, at du gør det hver dag. Men det kan være værd at prøve i et par dage, så du visuelt kan se, hvordan du bruger din tid, og hvilke varer der ikke kan forhandles, og hvad der er fleksibelt.

Minimer distraktioner og overvinde tøven.

selvom du har gjort alt det ovenstående, er det næsten umuligt at holde sig på sporet, når distraktioner bombarderer dig. Prøv at minimere dem så meget som muligt. Jeg taler om de sædvanlige mistænkte her, som smartphone-meddelelser eller snakkesalige kolleger. Men du skal også indse, at dit sind vil begynde at vandre, når det har brug for en pause. For at løse dette skal du planlægge pauser ved hjælp af noget som Pomodoro-teknikken.

hvad med procrastinating? Forskning af Katherine Milkman ved University of Pennsylvania og Leslie John ved Harvard Business School viser, at Indstilling af “implementeringsintentioner” kan reducere udsættelse. Det kan også øge sandsynligheden for, at folk følger igennem. Derudover kan du også overvinde dette ved at:

• ved hjælp af din kalender for at holde dig organiseret og fastlægge deadlines.
• lige begyndt at hjælpe med at få dig ind i en rille.
• opdeling af større opgaver i mere håndterbare stykker.
• oprettelse af et ansvarlighedssystem.
• håndtering af genstande i øjeblikket, enten når du er i området eller for at forhindre, at mindre genstande hober sig op.
• reducere din arbejdsbyrde. Bliv komfortabel med at sige “nej” oftere og delegere eller automatisere opgaver, der ikke er din tid værd.

RELATERET: Sådan bryder du din Procrastination vane i de næste 21 dage uden at bruge viljestyrke

du vil gerne opdele dit arbejde og livsstress endnu mere nu — og vær opmærksom på at blive på opgaven. Du vil ikke have så meget spillerum i planlægningen fejlslutning.

undgå planlægningsfejl.

du har brug for alle de oplysninger, du kan samle på business, og du kan lære af succes eller fiasko. Men jo mere du kan begrænse virkningerne af planlægningsfejlen, jo længere vil du være.