Folgende Prinzipien der Kommunikation machen es effektiver:

1. Prinzip der Klarheit:

Die zu kommunizierende Idee oder Botschaft sollte klar formuliert sein. Es sollte so formuliert sein, dass der Empfänger dasselbe versteht, was der Absender vermitteln möchte. Es sollte keine Mehrdeutigkeit in der Nachricht geben. Es sollte beachtet werden, dass die Wörter nicht selbst sprechen, sondern der Sprecher ihnen die Bedeutung gibt. Eine klare Botschaft wird die gleiche Antwort von der anderen Partei hervorrufen. Es ist auch wichtig, dass der Empfänger mit der Sprache, den inhärenten Annahmen und den Mechanismen der Kommunikation vertraut ist.

2. Prinzip der Aufmerksamkeit:

Um die Kommunikation effektiv zu gestalten, sollte die Aufmerksamkeit des Empfängers auf die Nachricht gelenkt werden. Menschen unterscheiden sich in Verhalten, Aufmerksamkeit, Emotionen usw. so können sie unterschiedlich auf die Nachricht reagieren. Untergebene sollten sich gemäß dem Inhalt der Nachricht ähnlich verhalten. Die Handlungen eines Vorgesetzten ziehen auch die Aufmerksamkeit der Untergebenen auf sich und sie können folgen, was sie beobachten. Wenn zum Beispiel ein Vorgesetzter sehr pünktlich ins Büro kommt, werden auch Untergebene solche Gewohnheiten entwickeln. Es wird gesagt, dass Taten lauter sprechen als Worte.

3. Prinzip des Feedbacks:

Das Prinzip des Feedbacks ist sehr wichtig, um die Kommunikation effektiv zu gestalten. Es sollte eine Feedback-Information vom Empfänger geben, um zu wissen, ob er die Nachricht in dem Sinne verstanden hat, in dem der Absender sie gemeint hat.

4. Prinzip der Informalität:

Formale Kommunikation wird im Allgemeinen zur Übertragung von Nachrichten und anderen Informationen verwendet. Manchmal führt formelle Kommunikation möglicherweise nicht zu den gewünschten Ergebnissen, informelle Kommunikation kann sich in solchen Situationen als effektiv erweisen. Das Management sollte informelle Kommunikation verwenden, um die Reaktion der Mitarbeiter auf verschiedene Richtlinien zu bewerten. Die Geschäftsleitung kann den Mitarbeitern informell bestimmte Entscheidungen übermitteln, um ihr Feedback zu erhalten. Dieses Prinzip besagt also, dass informelle Kommunikation genauso wichtig ist wie formelle Kommunikation.

5. Prinzip der Konsistenz:

Dieses Prinzip besagt, dass die Kommunikation immer mit den Richtlinien, Plänen, Programmen und Zielen der Organisation übereinstimmen und nicht in Konflikt mit ihnen stehen sollte. Wenn die Nachrichten und Kommunikationen im Widerspruch zu den Richtlinien und Programmen stehen, wird es Verwirrung in den Köpfen der Untergebenen geben und sie werden sie möglicherweise nicht richtig umsetzen. Eine solche Situation wird den Interessen der Organisation abträglich sein.

6. Prinzip der Aktualität:

Dieser Grundsatz besagt, dass die Kommunikation zum richtigen Zeitpunkt erfolgen sollte, damit sie bei der Umsetzung von Plänen hilft. Jede Verzögerung in der Kommunikation kann keinem Zweck dienen, sondern Entscheidungen werden nur von historischer Bedeutung.

7. Grundsatz der Angemessenheit:

Die mitgeteilten Informationen sollten in jeder Hinsicht angemessen und vollständig sein. Unzureichende Informationen können Maßnahmen verzögern und Verwirrung stiften. Unzureichende Informationen beeinträchtigen auch die Effizienz des Empfängers. Angemessene Informationen sind daher unerlässlich, um angemessene Entscheidungen zu treffen und Aktionspläne zu erstellen.