Was haben Regierungen, Unternehmen und Einzelpersonen gemeinsam? Sie alle haben Zeit und Geld in die Prognose investiert, wie lange ein Projekt dauern wird. Trotz der Prognose hat jeder von ihnen geschwungen und verpasst. Der Grund? Sie sind alle Opfer eines sogenannten Planungsfehlschlusses. Der Planungsfehlschluss ist eine kognitive Verzerrung, die erstmals 1979 von Daniel Kahneman und Amos Tversky vorgeschlagen wurde. Sie definierten dieses Phänomen als „die Tendenz, die Zeit zu unterschätzen, die benötigt wird, um eine zukünftige Aufgabe zu erledigen, teilweise aufgrund der Abhängigkeit von übermäßig optimistischen Leistungsszenarien.“

Warum tappen so viele von uns in diese Falle? Der offensichtlichste Grund ist Wunschdenken. Wir alle haben die besten Absichten, etwas so schnell und effizient wie möglich zu erledigen. Leider unterschätzen wir in unserer Aufregung, wie lange es tatsächlich dauern wird, diese Ziellinie zu überqueren. Der Grund? Wir haben externe und interne Probleme einfach nicht berücksichtigt — wie in einer Brunft stecken zu bleiben oder Bürokratie durchschneiden zu müssen.

Unabhängig vom genauen Grund kann der Planungsfehlschluss erheblichen Schaden anrichten. Eine versäumte Frist kann Ihrem beruflichen Ruf schaden und Sie finanziell kosten. Es kann auch Ihren Zeitplan aus dem Gleichgewicht bringen. Wenn Sie ein Zieldatum verpasst haben, bedeutet dies, dass das, was Sie als nächstes geplant haben, zurückgeschoben werden muss.

Der Planungsfehlschluss kann ernsthafte Probleme verursachen. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, dies zu vermeiden.

Nutzen Sie Daten zu Ihrem Vorteil.

„Die Verfolgung historischer Pläne und Istwerte ist der grundlegende erste Schritt zur Überwindung des Planungsfehlschlusses. Sie sollten Ihre Leistung verfolgen, denn wenn Sie damit beginnen — geschweige denn etwas Anspruchsvolleres —, werden Sie sich verbessern „, sagte Professor Grushka-Cockayne von der Darden School of Business der University of Virginia.

Nehmen wir an, Sie planen ein Projekt, das etwas ähnelte, was Sie in der Vergangenheit getan haben, wie die Zeit, die es brauchte, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen. Sie können auch Ihr Team fragen oder branchenspezifische Daten einsehen. Eine andere Möglichkeit, bessere Prognosen zu erstellen, besteht darin, eine „Außenansicht“ zu erstellen, dh „eine statistische Ansicht Ihres Projekts basierend auf einer Referenzklasse ähnlicher Projekte zu erstellen.“

Darüber hinaus könnten Sie eine helfende Hand von Predictive Analytics oder maschinellem Lernen bekommen. Wenn Sie beispielsweise ein Produkt herstellen, warnt Sie die vorausschauende Wartung vor möglichen Problemen. Mit diesen Informationen können Sie eingreifen, bevor ein Problem auftritt. Daher wird Ihre Produktionslinie nicht langsamer.

Für maschinelles Lernen können Sie ein Tool wie Kalender verwenden. Es verfolgt, wie Sie Ihr Team ausgeben, damit Sie Aufgaben, Projekte und Besprechungen genauer planen können. Es macht dann intelligente Vorschläge, wie Sie Ihre wertvolle Zeit optimieren können.

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Setzen Sie realistische Fristen.

„Anekdotisch gesehen scheint es, dass Menschen, obwohl sie ihre Vorhersagen nicht erfüllen, in der Regel wichtige Fristen einhalten“, schrieben Roger Buehler, Dale Griffin und Michael Ross 1994 in einem Artikel über den Planungsfehlschluss. „Als Lehrer stellen wir fest, dass die meisten Schüler ihre Aufgaben rechtzeitig einreichen, aber nur wenige reichen sie frühzeitig ein.“

Während ihrer Umfrage gaben die Studenten an, dass sie „ungefähr drei Viertel ihrer Projekte (M = 73 Prozent) am selben Tag wie die Frist abschließen würden.“ Es wird vermutet „, dass Fristen manchmal einen größeren Einfluss auf das Verhalten haben als auf Vorhersagen.“ Die Menschen sind sich jedoch bewusst, dass sie frühere Aufgaben erst kurz vor Ablauf einer Frist erledigt haben; Sie bleiben optimistisch, dass sie die aktuelle Aufgabe mit viel Zeit erledigen werden.“

Der Schlüssel liegt jedoch nicht nur darin, eine beliebige Frist festzulegen. Es geht darum, eine realistische Zeitleiste festzulegen, die Sie dazu inspiriert, die Zeitleistenlimits rechtzeitig einzuhalten. Waren diese Fristen in der Vergangenheit ein Kampf? Hier sind einige Hinweise, die Sie in die richtige Richtung lenken.

• Machen Sie sie dringend, indem Sie Termine so nah wie möglich an der Gegenwart planen.
• Bestimmen Sie, ob Sie ein Priorisierer, Planer, Arrangeur oder Visualisierer sind, damit Sie entsprechend planen können. „Priorisierer und Planer arbeiten beispielsweise gerne daran, wie viel Zeit jeder Teil einer Aufgabe in Anspruch nimmt“, erklärt Kayla Matthews. Arrangeure „konzentrieren sich darauf, wie sie sich fühlen, und Visualisierer sind motiviert, das große Ganze zu betrachten.“
• Machen Sie Termine umsetzbar, indem Sie größere Projekte in 10-Minuten-Segmente aufteilen.
• Halten Sie sich zur Rechenschaft, wenn Sie die Frist verpassen, z. B. wenn Sie sich für die Einhaltung der Frist belohnen. Auf der anderen Seite, wenn du es nicht tust, lass dich von jemandem anrufen.

Erinnere dich an Murphys Gesetz.

Benannt nach Kapitän Edward Aloysius Murphy Jr. Murphys Gesetz besagt, dass „alles, was schief gehen kann, schief gehen wird.“ Aber was genau hat das mit dem Planungsfehlschluss zu tun?

Nun, wenn wir die Zeit schätzen, neigen die meisten von uns dazu, optimistisch zu sein. Vielleicht möchten Sie Ihr neues Unternehmen innerhalb von drei Monaten starten. Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind, ist dies trotz Ihrer besten Absichten wahrscheinlich zu ehrgeizig. Selbst wenn Sie alles an Ort und Stelle haben, werden Sie auf Hindernisse stoßen.

Dann kann es nützlich sein, ein bisschen pessimistisch zu sein. Es kann Ihnen helfen, potenzielle Fallstricke vorherzusagen und anzugehen. Natürlich kann man nicht für jedes Szenario planen. Aber hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die entsprechende Entscheidung treffen können:

• Legen Sie eine realistische Frist fest. Und fügen Sie ein wenig Pufferzeit hinzu. Einige schlagen vor, 20 Prozent zu Ihrer geschätzten Zeit hinzuzufügen. Beginnen Sie mit dieser Schätzung und berechnen Sie sie dann nach Bedarf neu.Priorisieren Sie Ihre Listen so, dass Sie nur Zeit und Energie für das aufwenden, was erledigt werden muss.
• Überlegen Sie, was möglicherweise schief gehen könnte und wie Sie darauf reagieren können. Wenn dies überwältigend erscheint, können Sie nachsehen, welche Hindernisse Sie und Ihre Konkurrenten in der Vergangenheit überwinden mussten.

Verwenden Sie Dreipunktschätzungen.

„Die Drei-Punkte-Schätztechnik zwingt Sie, sich Ihrem möglichen Optimismus zu stellen, indem Sie Sie auffordert, drei verschiedene Daten zu identifizieren“, bemerkt Jessica Greene. Diese sind ein:

• Best-Case-Szenario-Schätzung
• Worst-Case-Szenario-Schätzung
• Wahrscheinlichste Szenario-Schätzung

„Da wir wissen, dass wir bei der Schätzung optimistisch sind, ist die Best-Case-Szenario-Schätzung wahrscheinlich die gleiche wie Ihre ursprüngliche Schätzung“, fügt Greene hinzu. „Das wahrscheinlichste Szenario basiert möglicherweise auf den historischen Daten, die Sie zum Ausführen ähnlicher Aufgaben haben.“ Und was das Worst-Case-Szenario betrifft, müssen Sie „überlegen, wie viel Zeit etwas dauern könnte, wenn alles schief geht.“

Nachdem Sie alle drei Zahlen gesammelt haben, „Berechnen Sie den Durchschnitt der drei Datenpunkte.“ Sie können dies tun, indem Sie einfach alle drei Zahlen addieren und durch drei dividieren. „Wenn Ihr Best-Case-Szenario beispielsweise drei Tage, Ihr wahrscheinlichstes Szenario fünf Tage und Ihr Worst-Case-Szenario neun Tage beträgt, fügen Sie einfach hinzu 3+5+9.“ Als nächstes“nimm die Summe 17 und dividiere sie durch drei.“ Ihre Schätzung wird der Durchschnitt sein, der 5,67 Tage beträgt.

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Sie werden Ihre Zeit jetzt mehr denn je bewachen müssen. Sie müssen wissen, wie Sie feststellen können, welche Besprechungen zeitaufwendig sind – auch die digitalen Besprechungen. Sie werden ein enges Schiff führen wollen, wenn wir uns erholen.

Versuchen Sie die Methode „100 Blöcke pro Tag“.

„Die meisten Menschen schlafen ungefähr sieben oder acht Stunden pro Nacht“, schreibt Tim Urban bei Wait But Why. „Das lässt jeden Tag 16 oder 17 Stunden wach. Oder etwa 1.000 Minuten.“ Tim empfiehlt also, diese 1.000 Minuten als 100 10-Minuten-Blöcke zu betrachten.Die Idee ist dann, „10 Minuten deines Lebens mit jedem Block zu verbringen, bis dir irgendwann die Blöcke ausgehen und es Zeit ist, schlafen zu gehen“, erklärt Tim. Wie kannst du das machen? Indem Sie diese Zeitblöcke auf ein Raster legen. Der Grund? Es erlaubt Ihnen zu bemerken, wie viele von ihnen sind:

• Sie dazu bringen, Ihre Zukunft besser zu machen, und wie viele von ihnen sind nur da, um genossen zu werden?
• Mit anderen Menschen verbracht, und wie viele sind für die Zeit alleine?
• Verwendet, um etwas zu schaffen, und wie viele werden verwendet, um etwas zu konsumieren?
• Konzentrierst du dich auf deinen Körper, wie viele auf deinen Geist und wie viele auf keinen von beiden?
• Deine Lieblingsblöcke des Tages, und welche sind deine am wenigsten bevorzugten?

„Sie müssten über alles nachdenken, was Sie Ihre Zeit damit verbringen könnten, im Kontext seines Wertes in Blöcken zu tun“, schreibt Tim. Kochen Abendessen, als Beispiel, „erfordert drei Blöcke, während der Bestellung in erfordert Null – ist Kochen Abendessen wert drei Blöcke für Sie?“

Ich würde nicht empfehlen, dass Sie dies jeden Tag tun. Aber es könnte sich lohnen, es ein paar Tage lang zu versuchen, damit Sie visuell sehen können, wie Sie Ihre Zeit verbringen und welche Artikel nicht verhandelbar und welche flexibel sind.

Minimieren Sie Ablenkungen und überwinden Sie den Aufschub.

Selbst wenn Sie all dies getan haben, ist es fast unmöglich, auf dem richtigen Weg zu bleiben, wenn Ablenkungen Sie bombardieren. Versuchen Sie, sie so weit wie möglich zu minimieren. Ich spreche hier von den üblichen Verdächtigen, wie Smartphone-Benachrichtigungen oder gesprächigen Mitarbeitern. Aber Sie müssen auch erkennen, dass Ihr Geist zu wandern beginnt, wenn er eine Verschnaufpause braucht. Um dies zu beheben, planen Sie Pausen mit etwas wie der Pomodoro-Technik.

Was ist mit Prokrastination? Untersuchungen von Katherine Milkman an der University of Pennsylvania und Leslie John an der Harvard Business School zeigen, dass das Festlegen von „Implementierungsabsichten“ den Aufschub verringern kann. Es kann auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Menschen folgen. Darüber hinaus können Sie dies auch überwinden, indem Sie:

• Verwenden Sie Ihren Kalender, um sich zu organisieren und Fristen festzulegen.
• Ich fange gerade erst an, um dich in einen Groove zu bringen.
• Aufschlüsselung größerer Aufgaben in überschaubarere Teile.
• Einrichtung eines Rechenschaftssystems.
• Tackling Artikel im Moment entweder, wenn Sie in der Zone sind oder kleinere Gegenstände zu verhindern, dass sich anhäufen.
• Reduzieren Sie Ihre Arbeitsbelastung. Machen Sie es sich bequem, öfter „Nein“ zu sagen und Aufgaben zu delegieren oder zu automatisieren, die Ihre Zeit nicht wert sind.Related: Wie Sie Ihre Verschleppungsgewohnheit in den nächsten 21 Tagen brechen können, ohne Willenskraft zu verwendenSie werden Ihren Arbeits— und Lebensstress jetzt noch mehr unterteilen wollen – und wachsam sein, um bei der Aufgabe zu bleiben. Sie werden nicht so viel Spielraum im Planungsfehlschluss haben.
  

  Vermeiden Sie den Planungsfehlschluss.

  Sie brauchen alle Informationen, die Sie über Unternehmen sammeln können, und Sie können aus Erfolg oder Misserfolg lernen. Aber je mehr Sie die Auswirkungen des Planungsfehlers begrenzen können, desto weiter werden Sie vorankommen.