¿Qué tienen en común gobiernos, empresas e individuos? Todos han invertido tiempo y dinero en pronosticar cuánto tiempo tardará un proyecto en completarse. A pesar del pronóstico, cada uno de ellos se ha balanceado y ha fallado. La razón? Todos han sido víctimas de algo llamado la falacia de la planificación.

La falacia de planificación es un sesgo cognitivo propuesto por primera vez por Daniel Kahneman y Amos Tversky en 1979. Definieron este fenómeno como «la tendencia a subestimar la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea futura, debido en parte a la dependencia de escenarios de rendimiento excesivamente optimistas.»

¿Por qué tantos de nosotros caemos en esta trampa? La razón más obvia son las ilusiones. Todos tenemos las mejores intenciones de hacer algo lo más rápido y eficiente posible. Desafortunadamente, en nuestra emoción, subestimamos el tiempo que realmente va a tomar cruzar esa línea de meta. La razón? Simplemente no tuvimos en cuenta los inconvenientes externos e internos, como estar atascados en una rutina o tener que cortar la burocracia.

Independientemente de la razón exacta, la falacia de planificación puede causar un daño significativo. Una fecha límite no cumplida puede dañar su reputación profesional, así como costarle financieramente. También puede desbaratar tu agenda. Si se ha perdido una fecha objetivo, eso significa que lo que ha planeado a continuación debe retrasarse.

La falacia de planificación puede causar problemas graves. Afortunadamente, hay maneras de evitarlo.

Utilice los datos a su favor.

» El seguimiento de planes históricos y actuales es el primer paso fundamental para superar la falacia de la planificación. Deberías hacer un seguimiento de tu rendimiento porque si empiezas con eso, y mucho menos con algo más sofisticado, mejorarás», dijo el profesor Grushka-Cockayne de la Escuela de Negocios Darden de la Universidad de Virginia.

Digamos que estás planeando un proyecto que era similar a algo que has hecho en el pasado, como el tiempo que te llevó entregar resultados similares antes. También puede preguntar a su equipo o consultar datos específicos de la industria. Otra forma de hacer mejores pronósticos es tomar una «vista externa», que es «construir una vista estadística de su proyecto basada en una clase de referencia de proyectos similares».»

Además, puede obtener ayuda del análisis predictivo o el aprendizaje automático. Por ejemplo, si está fabricando un producto, el mantenimiento predictivo le advertiría de posibles problemas. Con esta información, puede intervenir antes de que ocurra un problema. Por lo tanto, su línea de producción no se ralentizará.

En cuanto al aprendizaje automático, puedes usar una herramienta como Calendar. Realiza un seguimiento de cómo está gastando su equipo para que pueda programar tareas, proyectos y reuniones con mayor precisión. A continuación, hace sugerencias inteligentes sobre cómo optimizar su valioso tiempo.

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Establezca plazos realistas.

«Anecdóticamente, parece que aunque las personas no cumplen con sus predicciones, normalmente cumplen con los plazos importantes», escribieron Roger Buehler, Dale Griffin y Michael Ross en un artículo de 1994 sobre la falacia de planificación. «Como maestros, notamos que la mayoría de los estudiantes entregan sus tareas a tiempo, pero pocos las envían temprano.

Durante su encuesta, los estudiantes indicaron que » terminarían aproximadamente tres cuartas partes de sus proyectos (M = 73 por ciento) el mismo día de la fecha límite.»Se sospecha» que los plazos a veces pueden ejercer un mayor impacto en el comportamiento que en las predicciones.»Sin embargo,» las personas son conscientes de que han completado tareas anteriores poco antes de la fecha límite; siguen siendo optimistas de que terminarán la tarea actual con mucho tiempo de sobra.»

La clave, sin embargo, no es solo establecer cualquier fecha límite que desee. Se trata de establecer una línea de tiempo realista que lo inspire a seguir y cumplir con los límites de tiempo de la línea de tiempo. ¿Estos plazos han sido una lucha en el pasado? Aquí hay algunos consejos para guiarlo en la dirección correcta.

• Hágalos urgentes programando los plazos lo más cerca posible del presente.
• Determina si eres un priorizador, planificador, arreglador o visualizador para que puedas planificar en consecuencia. Por ejemplo, «a los encargados de priorizar y planificar les gusta trabajar en función de cuánto tiempo llevará cada parte de una tarea», explica Kayla Matthews. Los organizadores » se centran en cómo se sienten, y los visualizadores están motivados por considerar el panorama general.»
• Haga que los plazos sean procesables dividiendo los proyectos más grandes en segmentos de 10 minutos.
• Hazte responsable si no cumples la fecha límite, como recompensarte por cumplirla. Por otro lado, si no lo haces, pídele a alguien que te llame.

Recuerda la Ley de Murphy.

Lleva el nombre del capitán Edward Aloysius Murphy Jr., un ingeniero aeroespacial estadounidense, la Ley de Murphy establece que » cualquier cosa que pueda salir mal, saldrá mal.»Pero, ¿qué tiene esto que ver exactamente con la falacia de la planificación?

Bueno, cuando estimamos el tiempo, la mayoría de nosotros tendemos a ser optimistas. Tal vez desee lanzar su nueva empresa de negocios dentro de tres meses. Dependiendo de la industria en la que estés, probablemente sea demasiado ambicioso, a pesar de tus mejores intenciones. Incluso si tienes todo en su lugar, te encontrarás con obstáculos.

Es cuando ser un poco pesimista puede ser útil. Puede ayudarlo a predecir y abordar cualquier dificultad potencial. Obviamente, no se puede planificar para cada escenario. Pero aquí hay algunas formas en las que puede hacer las cacerolas apropiadas:

• Establezca una fecha límite realista. Y agrega un poco de tiempo de amortiguación a eso. Algunos sugieren agregar un 20 por ciento a su tiempo estimado. Comience con esa estimación, luego vuelva a calcular según sea necesario.
• Prioriza tus listas para que solo gastes tiempo y energía en lo que hay que hacer.
• Considere lo que podría salir mal y cómo puede responder a cada uno de ellos. Si esto parece abrumador, puede mirar y ver qué obstáculos usted y sus competidores han tenido que superar en el pasado.

Utilice estimaciones de tres puntos.

«La técnica de estimación de tres puntos te obliga a enfrentar tu posible optimismo pidiéndote que identifiques tres datos diferentes», señala Jessica Greene. Estos son:

• Estimación del escenario del mejor de los casos
• Estimación del escenario del peor de los casos
• Estimación del escenario más probable

«Sabiendo que tendemos a ser optimistas al estimar, la estimación del escenario del mejor de los casos es probablemente la misma que su estimación inicial», agrega Greene. «El escenario más probable podría basarse en los datos históricos que tenga para completar tareas similares. Y, en cuanto al peor de los casos, necesitas considerar cuánto tiempo podría tomar algo si todo sale mal.»

Después de recopilar los tres números, » calcule el promedio de los tres puntos de datos.»Puedes hacer esto simplemente sumando los tres números y dividiéndolos por tres. «Por ejemplo, si su mejor escenario es de tres días, su escenario más probable es de cinco días y su peor escenario es de nueve días, simplemente agregue 3+5+9.»Siguiente», toma la suma, 17, y divídela por tres.»Su estimación será el promedio, que sale a 5,67 días.

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Tendrás que guardar tu tiempo más que nunca ahora. Necesitará saber cómo determinar qué reuniones son una mierda de tiempo, incluso las reuniones digitales. Querrás dirigir una nave fuerte a medida que nos recuperemos.

Pruebe el método de «100 bloques al día».

«La mayoría de la gente duerme unas siete u ocho horas por noche», escribe Tim Urban en Wait But Why. «Eso deja 16 o 17 horas despiertas cada día. O unos 1.000 minutos.»Entonces, Tim recomienda pensar en esos 1000 minutos como 100 bloques de 10 minutos.

La idea entonces es «pasar 10 minutos de tu vida en cada bloque hasta que finalmente te quedes sin bloques, y es hora de ir a dormir», explica Tim. ¿Cómo puedes hacer esto? Colocando esos bloques de tiempo en una cuadrícula. La razón? Te permite notar cuántos de ellos son:

• Que te ponen a mejorar tu futuro, y cuántos de ellos solo están ahí para disfrutarlos?
• Pasado con otras personas, y cuántos son para tiempo a solas?
• Se usa para crear algo, y ¿cuántos se usan para consumir algo?
• Centrado en su cuerpo, cuántos en su mente y cuántos en ninguno de los dos en particular?
• Tus bloques favoritos del día, ¿y cuáles son tus menos favoritos?

» Tendría que pensar en todo lo que podría pasar su tiempo haciendo en el contexto de su valor en bloques», escribe Tim. Cocinar la cena, por ejemplo, «requiere tres bloques, mientras que ordenar requiere cero: ¿cocinar la cena vale tres bloques para usted?»

No recomendaría que hicieras esto todos los días. Pero podría valer la pena intentarlo durante un par de días para que pueda ver visualmente cómo está gastando su tiempo y qué artículos no son negociables y qué es flexible.

Minimice las distracciones y supere la dilación.

Incluso si ha hecho todo lo anterior, es casi imposible mantenerse en el camino cuando las distracciones lo bombardean. Trata de minimizarlos tanto como puedas. Estoy hablando de los sospechosos habituales, como notificaciones de teléfonos inteligentes o compañeros de trabajo habladores. Pero también necesitas darte cuenta de que tu mente comenzará a vagar cuando necesite un respiro. Para abordar esto, programe descansos utilizando algo como la Técnica Pomodoro.

¿Qué pasa con la postergación? Una investigación de Katherine Milkman en la Universidad de Pensilvania y Leslie John en la Escuela de Negocios de Harvard muestra que establecer «intenciones de implementación» puede reducir la dilación. También puede aumentar la probabilidad de que las personas lo sigan. Además, también puedes superar esto:

• Usando tu Calendario para mantenerte organizado y establecer fechas límite.
• Solo estoy empezando a ayudarte a entrar en un ritmo.
• Romper tareas más grandes en piezas más manejables.
• Establecer un sistema de rendición de cuentas.
• Abordar objetos en el momento en que estés en la zona o para evitar que se acumulen objetos más pequeños.
• Reducir su carga de trabajo. Siéntase cómodo diciendo » no » con más frecuencia y delegue o automatice tareas que no valen su tiempo.

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Desearás compartimentar aún más el estrés de tu trabajo y de tu vida, y estar alerta para mantenerte en la tarea. No tendrás tanto margen de maniobra en la falacia de planificación.

Evite la falacia de planificación.

Necesita toda la información que pueda recopilar sobre los negocios, y puede aprender del éxito o el fracaso. Pero cuanto más puedas limitar los efectos de la falacia de planificación, más adelante estarás.