Les principes de communication suivants le rendent plus efficace:

1. Principe de clarté :

L’idée ou le message à communiquer doit être clairement énoncé. Il doit être formulé de manière à ce que le destinataire comprenne la même chose que l’expéditeur veut transmettre. Il ne devrait y avoir aucune ambiguïté dans le message. Il faut garder à l’esprit que les mots ne se parlent pas eux-mêmes mais que le locuteur leur en donne le sens. Un message clair évoquera la même réponse de l’autre partie. Il est également essentiel que le destinataire soit au courant du langage, des hypothèses inhérentes et des mécanismes de communication.

2. Principe d’attention:

Afin de rendre la communication efficace, l’attention du destinataire doit être attirée vers le message. Les gens sont différents dans le comportement, l’attention, les émotions, etc. ils peuvent donc répondre différemment au message. Les subordonnés doivent agir de la même manière selon le contenu du message. Les actes d’un supérieur attirent également l’attention des subordonnés et ils peuvent suivre ce qu’ils observent. Par exemple, si un supérieur est très ponctuel en venant au bureau, les subordonnés développeront également de telles habitudes. On dit que « les actions parlent plus fort que les mots.

3. Principe de Feedback:

Le principe de feedback est très important pour rendre la communication efficace. Il devrait y avoir une information de rétroaction du destinataire pour savoir s’il a compris le message dans le même sens que l’expéditeur l’a signifié.

4. Principe d’informalité:

La communication formelle est généralement utilisée pour transmettre des messages et d’autres informations. Parfois, la communication formelle peut ne pas atteindre les résultats souhaités, la communication informelle peut s’avérer efficace dans de telles situations. La direction devrait utiliser la communication informelle pour évaluer la réaction des employés à l’égard de diverses politiques. La haute direction peut transmettre de manière informelle certaines décisions aux employés pour obtenir leurs commentaires. Ce principe stipule donc que la communication informelle est aussi importante que la communication formelle.

5. Principe de cohérence:

Ce principe stipule que la communication doit toujours être cohérente avec les politiques, les plans, les programmes et les objectifs de l’organisation et ne pas entrer en conflit avec eux. Si les messages et les communications sont en conflit avec les politiques et les programmes, il y aura une confusion dans l’esprit des subordonnés et ils risquent de ne pas les mettre en œuvre correctement. Une telle situation sera préjudiciable aux intérêts de l’organisation.

6. Principe de rapidité:

Ce principe stipule que la communication doit être faite au bon moment afin de faciliter la mise en œuvre des plans. Tout retard dans la communication ne peut servir à rien, mais les décisions ne revêtent qu’une importance historique.

7. Principe d’Adéquation:

Les informations communiquées doivent être adéquates et complètes à tous égards. Une information inadéquate peut retarder l’action et créer de la confusion. Une information inadéquate affecte également l’efficacité du récepteur. Une information adéquate est donc essentielle pour prendre les bonnes décisions et élaborer des plans d’action.