Qu’ont en commun les gouvernements, les entreprises et les particuliers? Ils ont tous investi du temps et de l’argent dans la prévision du temps qu’un projet prendra pour se terminer. Malgré les prévisions, chacun d’eux a basculé et manqué. La raison ? Ils ont tous été victimes de ce qu’on appelle l’erreur de planification.

L’erreur de planification est un biais cognitif proposé pour la première fois par Daniel Kahneman et Amos Tversky en 1979. Ils ont défini ce phénomène comme « la tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche future, en partie en raison du recours à des scénarios de performance trop optimistes. »

Pourquoi tant d’entre nous tombent-ils dans ce piège ? La raison la plus évidente est un vœu pieux. Nous avons tous les meilleures intentions pour faire quelque chose aussi rapidement et efficacement que possible. Malheureusement, dans notre excitation, nous sous-estimons le temps qu’il faudra réellement pour franchir cette ligne d’arrivée. La raison ? Nous n’avons tout simplement pas pris en compte les accrocs externes et internes — comme être coincé dans une ornière ou devoir réduire les formalités administratives.

Quelle que soit la raison exacte, l’erreur de planification peut causer des dommages importants. Un délai manqué peut nuire à votre réputation professionnelle et vous coûter financièrement. Cela peut également bouleverser votre emploi du temps. Si vous avez manqué une date cible, cela signifie que ce que vous avez prévu ensuite doit être repoussé.

L’erreur de planification peut causer de graves problèmes. Heureusement, il existe des moyens de l’éviter.

Utilisez les données à votre avantage.

« Le suivi des plans historiques et réels est la première étape fondamentale pour surmonter l’erreur de planification. Vous devriez suivre vos performances car si vous commencez par cela – sans parler de quelque chose de plus sophistiqué — vous vous améliorerez « , a déclaré le professeur Grushka-Cockayne de la Darden School of Business de l’Université de Virginie.

Disons que vous planifiez un projet similaire à quelque chose que vous avez fait dans le passé, comme le temps qu’il a fallu pour obtenir des résultats similaires auparavant. Vous pouvez également demander à votre équipe ou consulter des données spécifiques à l’industrie. Une autre façon de faire de meilleures prévisions est de prendre une « vue extérieure », qui consiste à « construire une vue statistique de votre projet sur la base d’une classe de référence de projets similaires. »

De plus, vous pourriez obtenir un coup de main de l’analyse prédictive ou de l’apprentissage automatique. Par exemple, si vous fabriquez un produit, la maintenance prédictive vous avertira des problèmes possibles. Avec ces informations, vous pouvez intervenir avant qu’un problème ne se produise. Par conséquent, votre ligne de production ne ralentira pas.

En ce qui concerne l’apprentissage automatique, vous pouvez utiliser un outil comme Calendar. Il suit la façon dont vous dépensez votre équipe afin que vous puissiez planifier plus précisément les tâches, les projets et les réunions. Il fait ensuite des suggestions intelligentes sur la façon d’optimiser votre temps précieux.

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Fixez des délais réalistes.

« Pour l’anecdote, il semble que bien que les gens ne respectent pas leurs prédictions, ils respectent généralement des délais importants », ont écrit Roger Buehler, Dale Griffin et Michael Ross dans un article de 1994 sur l’erreur de planification. « En tant qu’enseignants, nous remarquons que la plupart des élèves rendent leurs devoirs à temps, mais peu les soumettent tôt. »

Au cours de leur sondage, les étudiants ont indiqué qu’ils  » termineraient environ les trois quarts de leurs projets (M = 73 %) le même jour que la date limite. »On soupçonne » que les délais peuvent parfois avoir un impact plus important sur le comportement que sur les prévisions. »Cependant, » les gens savent qu’ils n’ont terminé les tâches précédentes que peu de temps avant une date limite; ils restent optimistes quant à la fin de la mission actuelle avec beaucoup de temps à perdre. »

La clé, cependant, n’est pas seulement de fixer le délai que vous souhaitez. Il s’agit de définir un calendrier réaliste qui vous incitera à suivre et à respecter les limites du calendrier dans le temps. Ces délais ont-ils été difficiles dans le passé? Voici quelques conseils pour vous orienter dans la bonne direction.

• Rendez-les urgentes en programmant des délais aussi proches que possible du présent.
• Déterminez si vous êtes un priorisateur, un planificateur, un arrangeur ou un visualiseur afin de pouvoir planifier en conséquence. Par exemple,  » les planificateurs et les planificateurs aiment travailler en fonction du temps que prendra chaque partie d’une tâche « , explique Kayla Matthews. Les arrangeurs se concentrent sur ce qu’ils ressentent, et les visualiseurs sont motivés par la prise en compte de la vue d’ensemble. »
• Rendez les délais exploitables en divisant les projets plus importants en segments de 10 minutes.
• Tenez-vous responsable si vous manquez la date limite, comme vous récompenser d’avoir respecté la date limite. D’un autre côté, si vous ne le faites pas, demandez à quelqu’un de vous appeler.

Rappelez-vous la loi de Murphy.

Nommé d’après le capitaine Edward Aloysius Murphy Jr., un ingénieur aérospatial américain, La loi de Murphy stipule que « tout ce qui peut mal tourner ira mal. »Mais qu’est-ce que cela a exactement à voir avec l’erreur de planification?

Eh bien, chaque fois qu’on estime le temps, la plupart d’entre nous ont tendance à être optimistes. Peut-être que vous voulez lancer votre nouvelle entreprise dans les trois mois. Selon l’industrie dans laquelle vous vous trouvez, c’est probablement trop ambitieux, malgré vos meilleures intentions. Même si vous avez tout en place, vous rencontrerez des obstacles.

C’est à ce moment-là qu’être un peu pessimiste peut être utile. Cela peut vous aider à prédire et à résoudre les pièges potentiels. Évidemment, vous ne pouvez pas planifier tous les scénarios. Mais voici quelques façons de créer les casseroles appropriées:

• Fixez une date limite réaliste. Et ajoutez un peu de temps de tampon à cela. Certains suggèrent d’ajouter 20% à votre temps estimé. Commencez par cette estimation, puis recalculez au besoin.
• Priorisez vos listes de sorte que vous ne consacriez que du temps et de l’énergie à ce qui doit être fait.
• Considérez ce qui pourrait mal tourner et comment vous pouvez répondre à chacun. Si cela semble accablant, vous pouvez regarder et voir quels obstacles vous et vos concurrents avez dû surmonter dans le passé.

Utilisez des estimations en trois points.

« La technique d’estimation en trois points vous oblige à affronter votre optimisme possible en vous demandant d’identifier trois données différentes », note Jessica Greene. Ce sont un:

• Estimation du meilleur scénario
• Estimation du pire scénario
• Estimation du scénario le plus probable

« Sachant que nous avons tendance à être optimistes lors de l’estimation, l’estimation du meilleur scénario est probablement la même que votre estimation initiale », ajoute Greene. « Le scénario le plus probable pourrait être basé sur les données historiques dont vous disposez pour effectuer des tâches similaires. »Et, comme pour le pire des cas, vous devez « considérer combien de temps quelque chose pourrait prendre si tout va mal. »

Après avoir collecté les trois nombres », calculez la moyenne des trois points de données. »Vous pouvez le faire en ajoutant simplement les trois nombres ensemble et en les divisant par trois.  » Par exemple, si votre scénario dans le meilleur des cas est de trois jours, votre scénario le plus probable est de cinq jours et votre scénario dans le pire des cas est de neuf jours, ajoutez simplement 3+5+9 . »Ensuite, » prenez la somme, 17, et divisez-la par trois. »Votre estimation sera la moyenne, qui s’élève à 5,67 jours.

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Vous devrez plus que jamais garder votre temps. Vous devrez savoir comment déterminer quelles réunions sont chronophages — même les réunions numériques. Vous voudrez diriger un navire serré pendant que nous récupérons.

Essayez la méthode « 100 blocs par jour ».

 » La plupart des gens dorment environ sept ou huit heures par nuit « , écrit Tim Urban à Wait But Why. « Cela laisse 16 ou 17 heures éveillées chaque jour. Soit environ 1 000 minutes. »Tim recommande donc de considérer ces 1 000 minutes comme 100 blocs de 10 minutes.

L’idée est alors de « passer 10 minutes de votre vie sur chaque bloc jusqu’à ce que vous finissiez par manquer de blocs, et il est temps d’aller dormir », explique Tim. Comment pouvez-vous faire ça? En plaçant ces blocs de temps sur une grille. La raison ? Cela vous permet de remarquer combien d’entre eux sont:

• Vous mettant à améliorer votre avenir, et combien d’entre eux sont juste là pour être appréciés?
• Passé avec d’autres personnes, et combien sont pour du temps seul?
• Utilisé pour créer quelque chose, et combien sont utilisés pour consommer quelque chose?
• Concentré sur votre corps, combien sur votre esprit, et combien sur aucun des deux en particulier?
• Vos blocs préférés du jour, et lesquels sont vos moins préférés ?

« Vous devriez penser à tout ce que vous pourriez passer votre temps à faire dans le contexte de sa valeur en blocs », écrit Tim. Cuisiner le dîner, par exemple, « nécessite trois blocs, tandis que la commande en nécessite zéro — la cuisson du dîner vaut-elle trois blocs pour vous? »

Je ne vous recommanderais pas de le faire tous les jours. Mais cela pourrait valoir la peine d’essayer pendant quelques jours afin que vous puissiez voir visuellement comment vous passez votre temps et quels éléments ne sont pas négociables et ce qui est flexible.

Minimisez les distractions et surmontez la procrastination.

Même si vous avez fait tout ce qui précède, il est presque impossible de rester sur la bonne voie lorsque des distractions vous bombardent. Essayez de les minimiser autant que vous le pouvez. Je parle des suspects habituels ici, comme les notifications sur smartphone ou les collègues bavards. Mais vous devez également réaliser que votre esprit commencera à errer lorsqu’il aura besoin d’une pause. Pour résoudre ce problème, planifiez des pauses en utilisant quelque chose comme la technique Pomodoro.

Qu’en est-il de la procrastination? Les recherches menées par Katherine Milkman à l’Université de Pennsylvanie et Leslie John à la Harvard Business School montrent que définir des « intentions de mise en œuvre » peut réduire la procrastination. Cela peut également augmenter la probabilité que les gens suivent. De plus, vous pouvez également surmonter cela en:

• En utilisant votre calendrier pour vous organiser et établir des délais.
• Juste pour commencer à vous aider à entrer dans une rainure.
• Décomposer les tâches plus importantes en morceaux plus faciles à gérer.
• Mise en place d’un système de responsabilisation.
• S’attaquer aux objets au moment où vous êtes dans la zone ou pour empêcher les objets plus petits de s’accumuler.
• Réduire votre charge de travail. Soyez à l’aise de dire « non » plus souvent et déléguez ou automatisez des tâches qui ne valent pas votre temps.

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Vous voudrez compartimenter encore plus votre stress au travail et dans la vie maintenant — et soyez vigilant pour rester sur la tâche. Vous n’aurez pas autant de marge de manœuvre dans l’erreur de planification.

Évitez les erreurs de planification.

Vous avez besoin de toutes les informations que vous pouvez recueillir sur les affaires, et vous pouvez apprendre du succès ou de l’échec. Mais plus vous pourrez limiter les effets de l’erreur de planification, plus vous serez en avance.