mi a közös a kormányokban, a vállalkozásokban és az egyénekben? Mindannyian időt és pénzt fektettek be annak előrejelzésére,hogy egy projekt mennyi ideig tart. Az előrejelzés ellenére mindegyik megfordult és elhibázott. Az OK? Mindannyian áldozatul estek valaminek, amit tervezési tévedésnek hívnak.

a tervezési tévedés egy kognitív torzítás, amelyet először Daniel Kahneman és Amos Tversky javasolt 1979-ben. Ezt a jelenséget úgy határozták meg, hogy “hajlamosak alábecsülni a jövőbeli feladat elvégzéséhez szükséges időt, részben a túlságosan optimista teljesítmény-forgatókönyvekre való támaszkodás miatt.”

miért esik olyan sokan ebbe a csapdába? A legnyilvánvalóbb ok a vágyálom. Mindannyian a legjobb szándékkal, hogy valamit tenni a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban. Sajnos az izgalmunkban alábecsüljük, hogy valójában mennyi időbe telik átlépni a célvonalat. Az OK? Csak nem vettük figyelembe a külső és belső problémákat — például, hogy elakadtunk egy rut – ban, vagy hogy át kell vágnunk a bürokráciát.

a pontos októl függetlenül a tervezési tévedés jelentős károkat okozhat. Az elmulasztott határidő károsíthatja szakmai hírnevét, valamint anyagilag is költségekkel járhat. Azt is dobja a menetrend ki ütés. Ha elmulasztott egy céldátumot, ez azt jelenti, hogy azt, amit legközelebb tervezett, vissza kell szorítani.

a tervezési tévedés súlyos problémákat okozhat. Szerencsére vannak módok annak elkerülésére.

használja az adatokat előnyére.

“a történelmi tervek és Aktualitások nyomon követése az első alapvető lépés a tervezési tévedés leküzdésében. Nyomon kell követnie a teljesítményét, mert ha ezzel kezdi — nem is beszélve valami kifinomultabbról—, akkor javulni fog”-mondta Grushka-Cockayne professzor a Virginia Egyetem Darden School of Business-től.

tegyük fel, hogy olyan projektet tervez, amely hasonló volt ahhoz, amit a múltban tett, mint például a hasonló eredmények eléréséhez szükséges idő. Megkérdezheti csapatát is, vagy megtekintheti az iparág-specifikus adatokat. A jobb előrejelzések készítésének másik módja a “külső nézet”, amely ” a projekt statisztikai nézetének felépítése hasonló projektek referenciaosztálya alapján.”

ezenkívül segítséget kaphat a prediktív elemzésektől vagy a gépi tanulástól. Például, ha terméket gyárt, a prediktív karbantartás figyelmezteti Önt a lehetséges problémákra. Ezzel az információval beavatkozhat, mielőtt probléma merülne fel. Ezért a gyártósor nem lassul le.

ami a gépi tanulást illeti, használhat olyan eszközt, mint a naptár. Nyomon követi, hogyan költi el a csapatát, így pontosabban ütemezheti a feladatokat, projekteket és értekezleteket. Ezután okos javaslatokat tesz az értékes idő optimalizálására.

kapcsolódó: hogyan segítheti a prediktív elemzés vállalkozását a jövő látásában (infografika)

állítson be reális határidőket.

“Anekdotikusan úgy tűnik, hogy bár az emberek nem teljesítik előrejelzéseiket, általában fontos határidőket tartanak be” – írta Roger Buehler, Dale Griffin és Michael Ross egy 1994-es tanulmányban a tervezési tévedésről. “Tanárként azt vesszük észre, hogy a legtöbb diák időben leadja a feladatait, de kevesen nyújtják be Korán.”

felmérésük során a hallgatók jelezték ,hogy ” projektjeik körülbelül háromnegyedét (M = 73 százalék) a határidővel megegyező napon fejezik be.”Gyanítható “, hogy a határidők néha nagyobb hatást gyakorolhatnak a viselkedésre, mint az előrejelzésekre.”Azonban” az emberek tisztában vannak azzal, hogy a korábbi feladatokat csak röviddel a határidő előtt végezték el; továbbra is optimisták, hogy rengeteg idő alatt befejezik a jelenlegi feladatot.”

a kulcs azonban nem csak az, hogy bármilyen határidőt beállítson. Minden arról szól, hogy reális idővonalat állítson be, amely inspirálja Önt, hogy kövesse az idővonal korlátait. Ezek a határidők harcoltak a múltban? Íme néhány tipp, hogy irányítsa meg a helyes irányba.

• tegye őket sürgőssé a határidők ütemezésével a lehető legközelebb a jelenhez.
• határozza meg, hogy rangsoroló, tervező, elrendező vagy megjelenítő-e, hogy ennek megfelelően tervezhessen. Például:” a prioritások és a tervezők szeretnek dolgozni annak alapján, hogy mennyi időt vesz igénybe egy feladat egyes része ” – magyarázza Kayla Matthews. A rendezők ” arra összpontosítanak, hogyan érzik magukat, a vizualizátorokat pedig a nagy kép figyelembe vétele motiválja.”
• tegye a határidőket cselekvhetővé a nagyobb projektek 10 perces szakaszokra bontásával.
• tartsa magát felelősségre, ha elmulasztja a határidőt, például jutalmazza magát a határidő betartásáért. A másik oldalon, ha nem, van valaki hívja ki.

Emlékezz Murphy törvényére.

névadója Edward Aloysius Murphy Jr., egy amerikai repülőgépmérnök, Murphy törvénye kimondja ,hogy ” bármi, ami elromolhat, elromlik.”De mi köze ennek pontosan a tervezési tévedéshez?

Nos, amikor az időt becsüljük, a legtöbben optimisták vagyunk. Lehet, hogy három hónapon belül el akarja indítani új üzleti vállalkozását. Attól függően, hogy milyen iparágban vagy, ez valószínűleg túl ambiciózus, a legjobb szándékod ellenére. Még akkor is, ha minden a helyén van, akadályokba ütközik.

Ez az, amikor egy kicsit pesszimista lehet jól jöhet. Ez segíthet megjósolni és kezelni az esetleges buktatókat. Nyilvánvaló, hogy nem lehet minden forgatókönyvet megtervezni. De itt van néhány módszer, amellyel elkészítheti a megfelelő serpenyőket:

• állítson be reális határidőt. És adjunk hozzá egy kis puffer időt ehhez. Néhányan azt javasolják, hogy adjunk hozzá 20 százalékot a becsült időhöz. Kezdje ezzel a becsléssel, majd szükség szerint számolja újra.
• rangsorolja a listákat, hogy csak időt és energiát töltsön azzal, amit el kell végeznie.
• fontolja meg, hogy mi történhet rosszul, és hogyan reagálhat mindegyikre. Ha ez elsöprőnek tűnik, megnézheti, milyen akadályokat kellett leküzdenie Önnek és versenytársainak a múltban.

használjon hárompontos becsléseket.

“a hárompontos becslési technika arra kényszerít, hogy szembenézzen a lehetséges optimizmussal, arra kérve, hogy azonosítson három különböző adatot”-jegyzi meg Jessica Greene. Ezek a:

• legjobb forgatókönyv becslés
• legrosszabb forgatókönyv becslés
• legvalószínűbb forgatókönyv becslés

“tudva, hogy hajlamosak vagyunk optimisták becslésekor, a legjobb forgatókönyv becslés valószínűleg ugyanaz, mint a kezdeti becslés,” tette hozzá Greene. “A legvalószínűbb forgatókönyv a hasonló feladatok elvégzéséhez rendelkezésre álló történelmi adatokon alapulhat.”És ami a legrosszabb esetet illeti, meg kell fontolnod, hogy mennyi időt vehet igénybe valami, ha minden rosszul megy.”

mindhárom szám összegyűjtése után “számítsa ki a három adatpont átlagát.”Ezt úgy teheted meg, hogy összeadod mind a három számot, és elosztod őket hárommal. “Például, ha a legjobb forgatókönyv három nap, a legvalószínűbb forgatókönyv öt nap, a legrosszabb forgatókönyv pedig kilenc nap, egyszerűen adja hozzá 3+5+9.”Következő”, Vegyük az összeget, 17, és osszuk el hárommal.”A becslés lesz az átlagos, ami jön ki, hogy 5,67 nap.

kapcsolódó: melyik volt előbb: az időbecslés vagy az Időszopás?

most jobban meg kell őriznie az idejét, mint valaha. Tudnia kell, hogyan lehet meghatározni, hogy mely találkozók időszopók-még a digitális találkozók is. Lesz akar futtatni egy szűk hajó, ahogy felépülünk.

próbálja ki a” napi 100 blokk ” módszert.

“a legtöbb ember éjszaka körülbelül hét vagy nyolc órát alszik” – írja Tim Urban A Wait But Why címen. “Ez napi 16-17 órát hagy ébren. Vagy kb. 1000 perc.”Tehát Tim azt javasolja, hogy az 1000 percet 100 10 perces blokkként gondolkodjunk.

az ötlet akkor az, hogy “töltsön 10 percet az életéből minden blokkban, amíg végül elfogy a blokkok, és itt az ideje aludni” – magyarázza Tim. Hogy teheted ezt? Azáltal, hogy ezeket az időblokkokat rácsra helyezi. Az OK? Ez lehetővé teszi, hogy észre, hogy hány közülük:

• tesz felé, hogy a jövőben jobb, és hány közülük csak ott élvezni?
• másokkal töltött idő, és hányan vannak egyedül?
• használt létrehozni valamit, és hány használt fogyasztani valamit?
• a testedre fókuszált, hányan vannak az elmédben, és hányan vannak egyikben sem?
• a nap kedvenc blokkjai, és melyik a legkevésbé kedvenc?

“meg kell gondolni mindent, amit lehet tölteni az idejét csinál keretében érdemes blokkokban,” Tim írja. Szakács vacsora, mint például, ” igényel három blokk, míg a rendelés igényel nulla-szakács vacsora érdemes három blokk neked?”

nem javasolnám, hogy ezt tegye minden nap. De érdemes lehet néhány napig kipróbálni, hogy vizuálisan láthassa, hogyan tölti az idejét, és milyen elemek nem tárgyalhatók, és mi rugalmas.

minimalizálja a zavaró tényezőket és legyőzze a halogatást.

még ha a fentieket is megtette, szinte lehetetlen a pályán maradni, amikor a zavaró tényezők bombáznak. Próbálja meg minimalizálni őket, amennyit csak tudsz. A szokásos gyanúsítottakról beszélek itt, például okostelefon-értesítésekről vagy beszédes munkatársakról. De azt is fel kell ismerned, hogy az elméd elkezd vándorolni, amikor légtelenítésre van szüksége. Ennek kezelése érdekében ütemezze a szüneteket a Pomodoro technikához hasonló módon.

mi a helyzet a halogatással? Katherine Milkman, a Pennsylvaniai Egyetem és Leslie John, a Harvard Business School kutatásai azt mutatják, hogy a “végrehajtási szándékok” meghatározása csökkentheti a halogatást. Ez növelheti annak valószínűségét is, hogy az emberek követik egymást. Ezen felül, akkor is leküzdeni ezt a:

• segítségével a naptár, hogy tartsa meg a szervezett és határidők megállapítása.
• csak az első lépések, hogy segítsen neked egy barázda.
• nagyobb feladatok felosztása kezelhetőbb darabokra.
• elszámoltathatósági rendszer létrehozása.
• Elemek kezelése abban a pillanatban, amikor a zónában tartózkodik, vagy hogy megakadályozza a kisebb elemek felhalmozódását.
• a munkaterhelés csökkentése. Kényelmesen mondhatja gyakrabban a “nem” szót, és delegálhat vagy automatizálhat olyan feladatokat, amelyek nem érik meg az idejét.

kapcsolódó: Hogyan lehet megtörni a halogatási szokását a következő 21 napban akaraterő használata nélkül

most még jobban el akarja osztani a munka és az élet stresszét — és legyen éber, hogy maradjon a feladaton. Nem lesz annyi mozgástere a tervezési tévedésben.

Kerülje el a tervezési tévedést.

minden információra szükséged van, amit az üzleti életben összegyűjthetsz, és tanulhatsz a sikerből vagy a kudarcból. De minél jobban korlátozhatja a tervezési tévedés hatásait, annál előrébb lesz.