następujące zasady komunikacji sprawiają, że jest ona bardziej skuteczna:

1. Zasada jasności:

pomysł lub wiadomość, którą należy przekazać, powinny być jasno określone. Powinien być sformułowany w taki sposób, aby odbiorca zrozumiał to samo, co nadawca chce przekazać. W przekazie nie powinno być dwuznaczności. Należy pamiętać, że słowa nie mówią same, ale mówca nadaje im znaczenie. Jasne przesłanie wywoła taką samą odpowiedź drugiej strony. Istotne jest również, aby odbiorca był obeznany z językiem, nieodłącznymi założeniami i mechaniką komunikacji.

2. Zasada uwagi:

aby komunikacja była skuteczna, należy zwrócić uwagę odbiorcy na wiadomość. Ludzie różnią się zachowaniem, uwagą, emocjami itp. mogą więc inaczej zareagować na wiadomość. Podwładni powinni postępować podobnie jak w treści wiadomości. Czyny przełożonego również przyciągają uwagę podwładnych i mogą podążać za tym, co obserwują. Na przykład, jeśli przełożony jest bardzo punktualny przychodząc do biura, podwładni również rozwiną takie nawyki. Mówi się, że ” czyny mówią głośniej niż słowa.

3. Zasada Sprzężenia Zwrotnego:

zasada sprzężenia zwrotnego jest bardzo ważna, aby komunikacja była skuteczna. Powinna być informacja zwrotna od odbiorcy, aby wiedzieć, czy zrozumiał wiadomość w tym samym sensie, w jakim nadawca ją rozumiał.

4. Zasada nieformalności:

Formalna komunikacja jest zwykle używana do przesyłania wiadomości i innych informacji. Czasami formalna komunikacja może nie osiągnąć pożądanych rezultatów, nieformalna komunikacja może okazać się skuteczna w takich sytuacjach. Kierownictwo powinno wykorzystywać nieformalną komunikację do oceny reakcji pracowników na różne polityki. Kierownictwo wyższego szczebla może nieformalnie przekazywać pewne decyzje pracownikom w celu uzyskania informacji zwrotnej. Zasada ta mówi więc, że nieformalna komunikacja jest równie ważna jak komunikacja formalna.

5. Zasada spójności:

zasada ta stanowi, że komunikacja powinna być zawsze zgodna z Polityką, planami, programami i celami organizacji, a nie pozostawać w ich sprzeczności. Jeśli przekazy i komunikaty są sprzeczne z politykami i programami, to w umysłach podwładnych pojawi się zamieszanie i mogą oni nie wdrażać ich we właściwy sposób. Taka sytuacja będzie szkodliwa dla interesów organizacji.

6. Zasada terminowości:

zasada ta stanowi, że komunikacja powinna odbywać się we właściwym czasie, aby pomóc w realizacji planów. Wszelkie opóźnienia w komunikacji mogą nie służyć żadnemu celowi, a decyzje stają się tylko historyczne.

7. Zasada adekwatności:

przekazywane informacje powinny być adekwatne i kompletne pod każdym względem. Nieodpowiednie Informacje mogą opóźnić działanie i spowodować zamieszanie. Nieodpowiednia informacja wpływa również na sprawność odbiornika. Zatem odpowiednie informacje są niezbędne do podejmowania właściwych decyzji i sporządzania planów działania.