Co wspólnego mają rządy, firmy i osoby prywatne? Wszyscy oni zainwestowali czas i pieniądze w prognozowanie, ile czasu zajmie ukończenie projektu. Pomimo prognoz, każdy z nich się zawalił i chybił. Powód? Wszyscy padli ofiarą czegoś, co nazywa się błędem planowania.

błąd planowania jest błędem poznawczym zaproponowanym po raz pierwszy przez Daniela Kahnemana i Amosa Tversky ’ ego w 1979 roku. Zdefiniowali to zjawisko jako ” tendencję do lekceważenia ilości czasu potrzebnego na wykonanie przyszłego zadania, częściowo ze względu na oparcie się na zbyt optymistycznych scenariuszach wydajności.”

dlaczego tak wielu z nas wpada w tę pułapkę? Najbardziej oczywistym powodem jest myślenie życzeniowe. Wszyscy mamy najlepsze intencje, aby zrobić coś tak szybko i sprawnie, jak to możliwe. Niestety, w naszej ekscytacji nie doceniamy tego, jak długo zajmie przekroczenie linii mety. Powód? Po prostu nie braliśmy pod uwagę zewnętrznych i wewnętrznych przeszkód — jak utknięcie w koleinie lub konieczność przecięcia biurokracji.

niezależnie od dokładnej przyczyny, błąd planowania może wyrządzić znaczne szkody. Spóźniony termin może zaszkodzić reputacji zawodowej, a także kosztować finansowo. Może również wyrzucić harmonogram z walnięcie. Jeśli przegapiłeś datę docelową, oznacza to, że to, co zaplanowałeś dalej, musi zostać przesunięte.

błąd planowania może powodować poważne problemy. Na szczęście istnieją sposoby, aby tego uniknąć.

wykorzystaj dane na swoją korzyść.

„śledzenie historycznych planów i aktualności jest podstawowym pierwszym krokiem w przezwyciężeniu błędu planowania. Powinieneś śledzić swoje wyniki, ponieważ jeśli zaczniesz od tego-nie mówiąc już o czymś bardziej wyrafinowanym-poprawisz się” – powiedziała profesor Grushka-Cockayne z Darden School of Business, University of Virginia.

Załóżmy, że planujesz projekt, który był podobny do czegoś, co robiłeś w przeszłości, jak czas potrzebny na osiągnięcie podobnych rezultatów wcześniej. Możesz również zapytać swój zespół lub zapoznać się z danymi branżowymi. Innym sposobem na lepsze prognozy jest „widok zewnętrzny”, czyli ” budowanie statystycznego widoku projektu na podstawie klasy referencyjnej podobnych projektów.”

Co więcej, możesz uzyskać pomocną dłoń od analizy predykcyjnej lub uczenia maszynowego. Na przykład, jeśli wytwarzasz produkt, konserwacja predykcyjna ostrzega Cię o możliwych problemach. Dzięki tym informacjom możesz interweniować, zanim pojawi się problem. Dlatego Twoja linia produkcyjna nie zwalnia.

Jeśli chodzi o uczenie maszynowe, możesz użyć narzędzia takiego jak kalendarz. Śledzi, w jaki sposób spędzasz swój zespół, dzięki czemu możesz dokładniej zaplanować zadania, projekty i spotkania. Następnie daje mądre sugestie, jak zoptymalizować swój cenny czas.

Related: jak analityka predykcyjna może pomóc Twojej firmie zobaczyć przyszłość (Infografika)

ustal realistyczne terminy.

„anegdotycznie wydaje się, że chociaż ludzie nie spełniają swoich przewidywań, zazwyczaj spełniają ważne terminy”, napisali Roger Buehler, Dale Griffin i Michael Ross w artykule z 1994 roku na temat błędnego planowania. „Jako nauczyciele zauważamy, że większość uczniów oddaje swoje zadania na czas, ale niewielu składa je wcześniej.”

podczas ankiety uczniowie wskazali, że ” ukończą około trzy czwarte swoich projektów (M = 73 procent) w tym samym dniu, w którym upływa termin.”Podejrzewa się”, że terminy mogą czasami wywierać większy wpływ na zachowanie niż na przewidywania.”Jednak” ludzie są świadomi, że ukończyli poprzednie zadania tylko na krótko przed terminem; pozostają optymistyczni, że zakończą obecne zadanie z dużą ilością wolnego czasu.”

kluczem nie jest jednak ustalenie dowolnego terminu. Chodzi o ustawienie realistycznej osi czasu, która zainspiruje cię do podążania i spełniania ograniczeń czasowych. Czy te terminy były w przeszłości walką? Oto kilka wskazówek, które pokierują cię we właściwym kierunku.

• spraw, aby były pilne, ustalając terminy jak najbardziej zbliżone do obecnych.
• Określ, czy jesteś prioritizerem, planistą,aranżerem lub wizualizerem, aby móc odpowiednio zaplanować. Na przykład „osoby zajmujące się ustalaniem priorytetów i planiści lubią pracować w oparciu o czas potrzebny na wykonanie każdej części zadania”, wyjaśnia Kayla Matthews. Aranżerzy ” skupiają się na tym, jak się czują, a wizualizery są motywowane rozważaniem szerszego obrazu.”
• spraw, aby terminy były skuteczne, dzieląc większe projekty na 10-minutowe segmenty.
• pociągnij się do odpowiedzialności, jeśli nie dotrzymasz terminu, np. nagradzaj się za dotrzymanie terminu. Z drugiej strony, jeśli nie, niech ktoś cię wezwie.

pamiętaj o prawie Murphy ’ ego.

nazwany na cześć kapitana Edwarda Aloysiusa Murphy ’ ego Jr. Prawo Murphy ’ ego mówi, że „wszystko, co może pójść nie tak, pójdzie nie tak.”Ale co to ma wspólnego z błędem planowania?

cóż, ilekroć szacujemy czas, większość z nas ma tendencję do optymizmu. Może chcesz rozpocząć nowe przedsięwzięcie biznesowe w ciągu trzech miesięcy. W zależności od tego, w jakiej branży jesteś, to prawdopodobnie zbyt ambitne, pomimo najlepszych intencji. Nawet jeśli masz wszystko na swoim miejscu, napotkasz przeszkody.

wtedy może się przydać odrobina pesymizmu. Może pomóc w przewidywaniu i rozwiązywaniu potencjalnych pułapek. Oczywiście nie można zaplanować każdego scenariusza. Ale oto kilka sposobów na wykonanie odpowiednich patelni:

• Ustaw realistyczny termin. I dodać trochę czasu bufora do tego. Niektórzy sugerują dodanie 20% do szacowanego czasu. Zacznij od tego oszacowania, a następnie Przelicz w razie potrzeby.
• Priorytetyzuj swoje listy tak, aby poświęcać tylko czas i energię na to, co należy zrobić.
• zastanów się, co może pójść nie tak i jak możesz odpowiedzieć na każde z nich. Jeśli wydaje się to przytłaczające, możesz spojrzeć i zobaczyć, jakie przeszkody ty i twoi konkurenci musieli pokonać w przeszłości.

użyj estymacji trzypunktowej.

„technika szacowania trzypunktowego zmusza cię do konfrontacji z możliwym optymizmem, prosząc o zidentyfikowanie trzech różnych fragmentów danych”, zauważa Jessica Greene. Są to:

• oszacowanie najlepszego scenariusza
• oszacowanie najgorszego scenariusza
• najbardziej prawdopodobne oszacowanie scenariusza

„wiedząc, że mamy tendencję do optymizmu podczas szacowania, oszacowanie najlepszego scenariusza jest prawdopodobnie takie samo jak wstępne oszacowanie”, dodaje Greene. „Najbardziej prawdopodobny scenariusz może być oparty na danych historycznych, które masz do wykonania podobnych zadań.”A jeśli chodzi o najgorszy scenariusz, musisz zastanowić się, ile czasu może zająć coś, jeśli wszystko pójdzie nie tak.”

Po zebraniu wszystkich trzech liczb Oblicz średnią z trzech punktów danych.”Możesz to zrobić, dodając wszystkie trzy liczby i dzieląc je przez trzy. „Na przykład, jeśli twój najlepszy scenariusz to trzy dni, najbardziej prawdopodobny scenariusz to pięć dni, a najgorszy scenariusz to dziewięć dni, po prostu dodaj 3+5+9.”Dalej,” weź sumę, 17, i podziel ją przez trzy.”Twój szacunek będzie średnią, która wychodzi na 5.67 dni.

Related: co było pierwsze: szacowanie czasu czy Wysysanie czasu?

będziesz musiał strzec swojego czasu bardziej niż kiedykolwiek. Musisz wiedzieć, jak określić, które spotkania są do bani-nawet spotkania cyfrowe. Będziesz chciał poprowadzić statek, gdy odzyskamy siły.

Wypróbuj metodę „100 bloków dziennie”.

„większość ludzi śpi około siedmiu lub ośmiu godzin w nocy”, pisze Tim Urban w Wait But Why. „To pozostawia 16 lub 17 godzin czuwania każdego dnia. Albo około 1000 minut.”Tim zaleca więc myślenie o tych 1000 minutach jako o 100 10-minutowych blokach.

pomysł polega na tym, aby „spędzić 10 minut swojego życia na każdym bloku, aż w końcu zabraknie bloków i nadszedł czas, aby iść spać”, wyjaśnia Tim. Jak możesz to robić? Umieszczając te bloki czasu na siatce. Powód? To pozwala zauważyć, jak wiele z nich jest:

• Putting you to making your future better, and how many of them are just there to be enjoy?
• spędzony z innymi ludźmi, a ile jest czasu na samotność?
• służy do tworzenia czegoś, a ile jest używanych do konsumpcji czegoś?
• skupiasz się na swoim ciele, ile na twoim umyśle, a ile na żadnym z nich w szczególności?
• Twoje ulubione bloki dnia, a które są najmniej ulubione?

„musisz myśleć o wszystkim, co możesz spędzić czas, robiąc w kontekście jego wartości w blokach”, pisze Tim. Gotowanie obiadu, jako przykład, „wymaga trzech bloków, podczas gdy zamawianie wymaga zera-czy gotowanie obiadu jest dla ciebie warte trzech bloków?”

nie polecam tego robić codziennie. Ale może warto spróbować przez kilka dni, abyś mógł wizualnie zobaczyć, jak spędzasz czas i jakie przedmioty są niezbywalne, a co elastyczne.

Minimalizuj zakłócenia i pokonuj zwlekanie.

nawet jeśli zrobiłeś to wszystko, prawie niemożliwe jest utrzymanie się na dobrej drodze, gdy rozpraszają cię rozpraszacze. Staraj się zminimalizować je jak tylko możesz. Mówię tu o zwykłych podejrzanych, jak powiadomienia na smartfonach czy rozmowni współpracownicy. Ale musisz także zdać sobie sprawę, że twój umysł zacznie wędrować, gdy będzie potrzebował oddechu. Aby temu zaradzić, zaplanuj przerwy przy użyciu czegoś takiego jak technika Pomodoro.

a co z zwlekaniem? Badania Katherine Milkman z University of Pennsylvania i Leslie John z Harvard Business School pokazują, że ustawienie „intencji wdrożenia” może zmniejszyć zwlekanie. Może również zwiększyć prawdopodobieństwo, że ludzie przejdą przez. Dodatkowo, można również przezwyciężyć to przez:

• za pomocą kalendarza, aby utrzymać porządek i ustalić terminy.
• dopiero zaczynam, aby pomóc ci wejść w rytm.
• rozbijanie większych zadań na łatwiejsze do opanowania elementy.
• tworzenie systemu rozliczalności.
• walka z przedmiotami w momencie, gdy jesteś w strefie lub aby zapobiec piętrzeniu się mniejszych przedmiotów.
• zmniejszenie obciążenia pracą. Nie krępuj się częściej mówić ” nie ” i deleguj lub automatyzuj zadania, które nie są warte twojego czasu.

Related: jak przełamać nawyk zwlekania w ciągu najbliższych 21 dni bez użycia siły woli

teraz będziesz chciał jeszcze bardziej oddzielić stres w pracy i życiu — i być czujnym, aby pozostać przy zadaniu. Nie będziesz miał tyle swobody w planowaniu.

unikaj błędnego planowania.

potrzebujesz wszystkich informacji, które możesz zebrać na temat biznesu i możesz uczyć się na sukcesie lub porażce. Ale im bardziej możesz ograniczyć skutki błędu planowania,tym dalej będziesz.