Los registros escolares a menudo incluyen mucha información confidencial sobre los estudiantes, e incluso sus familias. Como padre o tutor, es posible que le preocupe lo que hay en el registro de su hijo, quién puede verlo y si puede hacer algo para cambiarlo.

Lo que hay en el Registro escolar de un estudiante

Los registros escolares generalmente incluyen:

• «información de directorio» sobre el estudiante (nombre, dirección, número de teléfono y otra información que normalmente aparece en los anuarios escolares)
• información adicional de identificación personal, que incluye la fecha de nacimiento del estudiante y el número de seguro social
• los nombres de los padres o tutores e información de contacto
• cursos tomados, registros de asistencia, calificaciones, premios y honores, títulos obtenidos y otra información académica
• resultados en pruebas estandarizadas
• el estudiante, tales como suspensiones o las expulsiones, y las razones de esas acciones
• registros médicos y de salud que la escuela crea o recopila (incluidos los registros de vacunación y los medicamentos administrados en la escuela)
• registros de educación especial, incluidos los programas de educación individualizada (EIPs), y
• participación en actividades académicas y de otro tipo, como deportes o gobierno estudiantil.

Quién puede Ver los Registros Escolares

La privacidad de los registros escolares está protegida por las leyes estatales y federales. La Ley federal de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés) otorga a los padres o tutores (incluida cualquier persona que actúe en calidad de padre o madre en ausencia de los padres, como un padre de crianza temporal o padrastro o madrastra) el derecho de inspeccionar los registros de sus hijos. Los estudiantes» elegibles » (es decir, aquellos que tienen al menos 18 años o asisten a la escuela postsecundaria) también pueden ver sus propios registros. La ley se aplica a todas las instituciones educativas que reciben fondos federales, lo que incluye prácticamente todas las escuelas y universidades públicas y privadas.

Sin el consentimiento por escrito de los padres o del estudiante elegible, las escuelas pueden divulgar los registros (excepto la información del directorio) solo a ciertas personas, incluyendo:

• funcionarios escolares que tienen un interés educativo legítimo en los registros (incluyendo escuelas y colegios o universidades donde los estudiantes desean transferirse o inscribirse)
• funcionarios de ayuda financiera
• autoridades en el sistema de bienestar infantil o justicia juvenil del estado, y
• cualquier persona que tenga una orden judicial o citación para los registros.

Los Límites de Privacidad para los Registros Escolares

Las protecciones de FERPA tienen sus límites, sin embargo. Dos áreas importantes de preocupación:

• Archivos creados por la policía escolar. Si una unidad de aplicación de la ley en una escuela (que puede incluir oficiales de policía asignados a la escuela) crea o mantiene un archivo relativo a su hijo, no se considera un registro de «educación» bajo la FERPA. Esto es cierto incluso si la información en el archivo se basa en el mismo incidente que llevó a los procedimientos disciplinarios de la escuela (que aparecerá en el expediente educativo). Dependiendo de las leyes de su estado, esta excepción significa que el archivo de la policía escolar sobre su hijo puede ser un asunto de registro público y podría divulgarse a los medios de comunicación u otros terceros sin su consentimiento.
• No hay remedio satisfactorio para violaciones de FERPA. Si las escuelas entregan los registros educativos a personas que no están autorizadas a verlos, la Corte Suprema de los Estados Unidos ha dictaminado que los estudiantes (o sus padres) no pueden demandar a la escuela por violar sus derechos civiles (Gonzaga University v.Doe, 536 U. S. 273 (2002)). La única opción para padres y estudiantes es presentar una queja administrativa ante la Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares del Departamento de Educación de los Estados Unidos. Desafortunadamente, no hay límite de tiempo para procesar el reclamo y no hay garantía de que obtendrá una audiencia formal. (Para obtener más información, consulte la hoja informativa de Privacy Rights Clearinghouse sobre la privacidad en la educación.)

Para estudiantes de educación especial con discapacidades, otra ley federal, la Ley de Educación para Personas con Discapacidades (IDEA, por sus siglas en inglés), proporciona protecciones de privacidad más fuertes para cierta información de registros escolares.

Cuando los Padres Sin Custodia Pueden Ver los Registros de Sus Hijos

FERPA le da a cualquiera de los padres el derecho de ver los registros educativos de su hijo, a menos que una orden judicial diga lo contrario. Esta regla aparentemente clara puede complicarse en el contexto de las órdenes de divorcio y custodia. En un caso, por ejemplo, un tribunal federal de apelaciones sostuvo que una madre que no tenía la custodia no podía solicitar una audiencia bajo FERPA para cambiar los registros escolares de su hijo, porque el decreto de divorcio establecía que el padre tenía «todos los derechos legales» sobre la educación del hijo (Taylor v.Vermont Dept. de Educ., 313 F. 3d 768 (2d Cir. 2002)). Algunas leyes estatales otorgan a los padres sin custodia derechos más explícitos sobre la información relacionada con la escuela de sus hijos.

A pesar de que el derecho a ver los registros escolares pasa de los padres a los propios estudiantes una vez que cumplen 18 años o se inscriben en una escuela postsecundaria, los padres continúan teniendo el derecho bajo FERPA de ver los registros escolares de sus hijos mayores, siempre y cuando reclamen a los niños como dependientes en sus declaraciones de impuestos.

Cómo obtener Acceso a un Registro Escolar

Si desea ver el registro educativo de su hijo (o el suyo propio), el mejor lugar para comenzar es a menudo la última escuela a la que asistió el estudiante, o la oficina principal del distrito escolar. (Generalmente, los registros escolares acompañan a los estudiantes cuando se transfieren a escuelas nuevas, aunque la escuela antigua también puede conservarlos.) Algunos distritos escolares requieren que firme un formulario de autorización oficial que puede obtener de la escuela.

Bajo FERPA, las escuelas tienen que poner los registros a disposición para su revisión in situ dentro de los 45 días posteriores a la solicitud. La ley federal no requiere que las escuelas envíen copias por correo a menos que sea la única manera en que los padres o estudiantes elegibles puedan tener acceso a la información (por ejemplo, cuando viven lejos). Sin embargo, muchas escuelas hacen que sea una práctica proporcionar copias (a veces por una pequeña tarifa de copia).

Cómo Solicitar cambios en los Registros escolares

¿Qué pasa si le preocupa que algo en el registro de su hijo esté mal o pueda causar un problema en el futuro? FERPA da a los padres y estudiantes elegibles el derecho de solicitar cambios si algo en el expediente es inexacto, engañoso o viola los derechos de privacidad del estudiante. Tenga en cuenta, sin embargo, que FERPA no proporciona el derecho a impugnar decisiones disciplinarias o calificaciones reflejadas en el registro. Los padres, tutores y estudiantes elegibles también tienen derecho a una audiencia si la escuela se niega a hacer el cambio solicitado. (Para obtener más detalles, consulte la guía para padres del Departamento de Educación de los Estados Unidos sobre FERPA.)

Podría ser una buena idea revisar los registros escolares de su hijo periódicamente, para asegurarse de que estén actualizados, completos y precisos. Si hay algo en la información que no entiendes, se supone que los funcionarios escolares deben explicártelo.

Hablar con un abogado

Es posible que desee hablar con un abogado especializado en derecho educativo si tiene problemas para que la escuela cambie o elimine la información en el registro de su hijo (o en el suyo propio). Un abogado experto también debería poder explicar cómo se aplican las leyes federales y estatales a su situación. Y si le preocupan los registros que mantiene la unidad de aplicación de la ley de la escuela, es posible que desee hablar con un abogado de defensa penal.