Les dossiers scolaires contiennent souvent de nombreuses informations sensibles sur les élèves — et même leurs familles. En tant que parent ou tuteur, vous pourriez être préoccupé par ce qui se trouve dans le dossier de votre enfant, qui peut le voir et si vous pouvez faire quelque chose pour le changer.

Ce qu’il y a dans le dossier scolaire d’un élève

Les dossiers scolaires incluent généralement:

• « informations d’annuaire » sur l’étudiant (nom, adresse, numéro de téléphone et autres informations qui apparaissent généralement dans les annuaires scolaires)
• informations d’identification supplémentaires, plus personnelles, y compris la date de naissance et le numéro de sécurité sociale de l’étudiant
• noms et coordonnées des parents ou des tuteurs
• cours suivis, registres de fréquentation, notes, récompenses et honneurs, diplômes obtenus et autres informations académiques
• scores aux tests standardisés
• mesures disciplinaires prises par l’école contre l’étudiant, tels que des suspensions ou les expulsions, et les raisons de ces actions
• dossiers médicaux et de santé que l’école crée ou collecte (y compris les dossiers de vaccination et les médicaments administrés à l’école)
• dossiers d’éducation spéciale, y compris les programmes d’éducation individualisés (PEI), et
• participation à des activités scolaires et autres, telles que le sport ou le gouvernement étudiant.

Qui peut voir les dossiers scolaires

La confidentialité des dossiers scolaires est protégée par la loi fédérale et étatique. La Loi fédérale sur les droits à l’éducation familiale et la protection des renseignements personnels (FERPA) donne aux parents ou tuteurs (y compris toute personne agissant dans un rôle parental en l’absence du parent, comme un parent d’accueil ou un beau-père) le droit d’inspecter les dossiers de leurs enfants. Les étudiants  » admissibles  » (c’est-à-dire ceux qui ont au moins 18 ans ou qui fréquentent des études postsecondaires) peuvent également consulter leurs propres dossiers. La loi s’applique à tous les établissements d’enseignement qui reçoivent des fonds fédéraux — ce qui comprend pratiquement toutes les écoles et collèges publics et privés.

Sans le consentement écrit du parent ou de l’élève admissible, les écoles ne peuvent divulguer les dossiers (à l’exception des informations sur l’annuaire) qu’à certaines autres personnes, y compris:

• les responsables scolaires qui ont un intérêt éducatif légitime dans les dossiers (y compris les écoles et les collèges ou les universités où les étudiants souhaitent transférer ou s’inscrire)
• les responsables de l’aide financière
• les autorités du système de protection de l’enfance ou de justice pour mineurs de l’État, et
• toute personne qui a une ordonnance du tribunal ou une assignation à comparaître pour les dossiers.

Les limites de la confidentialité des dossiers scolaires

Les protections de FERPA ont cependant leurs limites. Deux sujets de préoccupation importants :

• Fichiers créés par la police scolaire. Si une unité d’application de la loi d’une école (qui peut inclure des policiers affectés au campus) crée ou tient à jour un dossier concernant votre enfant, il n’est pas considéré comme un dossier « éducatif » en vertu de la FERPA. Cela est vrai même si les informations contenues dans le dossier sont basées sur le même incident qui a conduit à une procédure disciplinaire de l’école (qui apparaîtra dans le dossier scolaire). Selon les lois de votre État, cette exception signifie que le dossier de police de l’école sur votre enfant peut être une affaire publique et pourrait être diffusé aux médias ou à d’autres tiers sans votre consentement.
• Aucun remède satisfaisant pour les violations de FERPA. Si les écoles publient des dossiers scolaires à des personnes qui ne sont pas autorisées à les voir, la Cour suprême des États-Unis a statué que les étudiants (ou leurs parents) ne peuvent pas poursuivre l’école pour violation de leurs droits civils (Gonzaga University v. Doe, 536 U.S. 273 (2002)). La seule option pour les parents et les élèves est de déposer une plainte administrative auprès du Family Policy Compliance Office du Département américain de l’Éducation. Malheureusement, il n’y a pas de limite de temps pour le traitement de la demande et aucune garantie que vous obtiendrez une audience formelle. (Pour plus d’informations, consultez la fiche d’information du Centre d’information sur le droit à la vie privée dans l’éducation.)

Pour les élèves handicapés de l’ED spécial, une autre loi fédérale — la Loi sur l’éducation des personnes handicapées (IDEA) – prévoit des protections plus strictes de la vie privée pour certaines informations du dossier scolaire.

Lorsque les Parents Non Coutumiers Peuvent Voir les Dossiers de Leurs Enfants

La FERPA donne à l’un ou l’autre des parents le droit de voir les dossiers scolaires d’un enfant, à moins qu’une ordonnance du tribunal n’indique le contraire. Cette règle apparemment claire peut se compliquer dans le contexte des ordonnances de divorce et de garde. Dans un cas, par exemple, une cour d’appel fédérale a statué qu’une mère qui n’avait pas la garde ne pouvait pas demander une audience en vertu de la FERPA pour modifier les dossiers scolaires de son enfant, car le décret de divorce stipulait que le père avait « tous les droits légaux » sur l’éducation de l’enfant (Taylor c. Vermont Dept. de l’éducation., 313 F.3d 768 (2d Cir. 2002)). Certaines lois d’État accordent aux parents non coutumiers des droits plus explicites sur les informations relatives à l’école de leurs enfants.

Même si le droit de voir les dossiers scolaires passe des parents aux élèves eux-mêmes une fois qu’ils ont 18 ans ou qu’ils s’inscrivent à l’école postsecondaire, les parents continuent d’avoir le droit, en vertu de la FERPA, de voir les dossiers scolaires de leurs enfants plus âgés tant qu’ils déclarent les enfants comme personnes à charge dans leurs déclarations de revenus.

Comment accéder à un dossier scolaire

Si vous voulez voir le dossier scolaire de votre enfant (ou le vôtre), le meilleur endroit pour commencer est souvent la dernière école fréquentée par l’élève — ou le bureau principal du district scolaire. (Généralement, les dossiers scolaires accompagnent les élèves lorsqu’ils sont transférés dans de nouvelles écoles, bien que l’ancienne école puisse également les conserver.) Certains districts scolaires exigent que vous signiez un formulaire de décharge officiel que vous pouvez obtenir de l’école.

En vertu de la FERPA, les écoles doivent rendre les dossiers disponibles pour examen sur place dans les 45 jours suivant une demande. La loi fédérale n’oblige pas les écoles à envoyer des copies par la poste, sauf si c’est la seule façon pour les parents ou les élèves admissibles d’avoir accès aux informations (par exemple, lorsqu’ils vivent loin). Cependant, de nombreuses écoles ont pour pratique de fournir des copies (parfois moyennant de petits frais de copie).

Comment demander des changements dans les dossiers scolaires

Que faire si vous craignez que quelque chose dans le dossier de votre enfant ne soit pas correct ou puisse causer un problème en cours de route? La FERPA donne aux parents et aux élèves admissibles le droit de demander des modifications si quelque chose dans le dossier est inexact, trompeur ou viole les droits à la vie privée de l’élève. Notez cependant que la FERPA ne donne pas le droit de contester les décisions disciplinaires ou les notes reflétées dans le dossier. Les parents, tuteurs et élèves admissibles ont également droit à une audience si l’école refuse d’apporter le changement demandé. (Pour plus de détails, voir les directives du département de l’Éducation des États-Unis à l’intention des parents sur FERPA.)

Il peut être judicieux de consulter périodiquement les dossiers scolaires de votre enfant pour s’assurer qu’ils sont à jour, complets et exacts. S’il y a quelque chose dans l’information que vous ne comprenez pas, les responsables de l’école sont censés vous l’expliquer.

Parler à un avocat

Vous voudrez peut-être parler à un avocat spécialisé en droit de l’éducation si vous avez de la difficulté à faire changer l’école ou à vous débarrasser des informations contenues dans le dossier de votre enfant (ou le vôtre). Un avocat compétent devrait également être en mesure d’expliquer comment la loi fédérale et de l’État s’applique à votre situation. Et si vous avez des préoccupations au sujet des dossiers conservés par l’unité d’application de la loi de l’école, vous voudrez peut-être parler à un avocat de la défense pénale.